Sinh nhật nhân viên là dịp nhỏ nhưng dễ khiến một người cảm thấy mình được trân trọng. Thế nhưng qua nhiều năm làm việc với các văn phòng, chúng tôi thấy không ít nơi xử lý việc này khá tùy hứng. Sáng ngày hôm đó mới sực nhớ, rồi vội vàng gọi bánh, mua thêm nước, xin nghỉ một chút giờ làm. Cách này nghe thì tiện, nhưng tính kỹ lại tốn kém hơn bạn nghĩ. Đặt gấp thường đồng nghĩa với việc chọn bánh không vừa ý. Thêm vài món lặt vặt nữa, ngân sách cứ thế nhích lên từng chút một.
Vì sao sinh nhật nhân viên hay bị làm qua loa?
Lý do khá đơn giản: không ai thật sự được giao việc này. Công ty đã có quá nhiều đầu việc, nên sinh nhật thường bị đẩy xuống cuối danh sách. Khi nhớ ra thì ngày đã cận kề, và mọi thứ đều phải làm trong vội vã.
Có một văn phòng mười hai người từng nhờ chúng tôi tư vấn. Mỗi tháng gần như có một người sinh nhật, nhưng không ai theo dõi. Đến ngày, lại có người đi đặt bánh trong phút chót, và chiếc bánh nào cũng chẳng khớp với mong muốn của người được chúc. Không khí buổi tiệc vì thế mà gượng gạo. Mọi người đứng quanh, cười cho phải phép rồi lại quay về bàn làm việc.
Điều đáng nhớ không nằm ở số tiền bỏ ra. Một buổi tiệc nhỏ, diễn ra đúng lúc, có người gọi đúng tên và nhớ đúng ngày sinh của mình, thường để lại cảm giác được trân trọng hơn nhiều so với một bữa tiệc lớn làm cho có.
Lập lịch sinh nhật hằng tháng để cả nhóm chủ động
Cách đơn giản nhất là lập một bảng ghi ngày sinh của từng người. Bảng chỉ cần vài cột: họ tên, ngày sinh, bộ phận và ghi chú nếu có. Hãy đặt nhắc việc trước hai tuần, vừa đủ thời gian để đặt bánh và chuẩn bị đồ trang trí mà không bị gấp.
Nếu trong cùng một tháng có nhiều người sinh nhật, bạn nên gộp thành một buổi. Cách này vừa giảm chi phí chung, vừa đỡ mất thời gian làm việc. Mọi người cũng không bị gián đoạn liên tục vì những buổi tiệc rải rác suốt tháng.
Quan trọng nhất là phải có một người phụ trách rõ ràng. Không có ai giữ việc này thì rất dễ bỏ sót. Và chính sự bỏ sót đó khiến người được chúc cảm thấy bị lãng quên, dù không ai có ý như vậy.
Ngân sách hợp lý cho một buổi sinh nhật nhóm
Trước khi chọn món, hãy ước tính ngân sách dựa trên số người và thời lượng buổi tiệc. Với nhóm mười người, buổi tiệc kéo dài khoảng bốn mươi lăm phút sẽ có chi phí khác hẳn so với nhóm ba mươi người ngồi cả buổi chiều. Chỉ cần ước tính sơ bộ trên giấy cũng đã giúp bạn tránh nhiều bất ngờ.
Nên ưu tiên chi cho các món chính như bánh và nước uống. Phần trang trí thì có thể dùng lại cho những lần sau, chẳng hạn băng rôn, thiệp chúc hay ly giấy. Đây là chỗ bạn tiết kiệm được mà không làm mất không khí buổi tiệc.
Đừng quên dự phòng khoảng 10% cho các phát sinh. Có khi thêm một đĩa trái cây vì ai đó mang theo bạn bè tới dự. Dự phòng sẵn thì bạn không phải cắt bớt khi đang tổ chức.
Chọn hình thức phù hợp với quy mô nhóm
Không có hình thức nào đúng cho mọi công ty. Với nhóm nhỏ, tiệc trưa ngay trong văn phòng là đủ. Không tốn tiền đi lại, mọi người vẫn quây quần và trò chuyện thoải mái.
Nhóm lớn hơn thì đi ăn ngoài sẽ hợp lý hơn. Tuy vậy, bạn nên đặt chỗ sớm. Nếu không, bạn sẽ phải tìm chỗ vào giờ cao điểm, vừa mất thời gian vừa dễ chậm tiến độ.
Một lựa chọn nhẹ nhàng hơn mà chúng tôi hay gợi ý là trà chiều hoặc giao lưu khoảng ba mươi phút. Hình thức này ngắn gọn, ít tốn kém, nhưng vẫn đủ ấm áp để mọi người cảm nhận được sự chân thành.
Bánh là phần mọi người nhớ nhất
Nhắc đến buổi sinh nhật, ai cũng nghĩ ngay đến chiếc bánh. Với nhóm nhân viên, bánh nên vừa đủ để chia cho cả nhóm. Bánh quá to thì dư và lãng phí, bánh quá nhỏ thì thiếu, nhìn rất khó xử.
Có một lưu ý nhỏ nhưng quan trọng: khi đặt bánh, hãy ghi rõ tên người được chúc, lời chúc và chủ đề theo sở thích. Ai thích vị trà xanh thì chọn trà xanh, ai mê trái cây thì chọn trái cây. Chi tiết nhỏ này khiến người nhận thấy mình được để ý, và đó thường là điều họ nhớ lâu nhất.
Nếu bạn muốn so sánh kích cỡ và mẫu mã theo ngân sách, hãy tham khảo đặt bánh sinh nhật công ty theo yêu cầu để chọn đúng mẫu cho nhóm của mình. Nên đặt trước một đến hai ngày và hẹn đúng giờ nhận. Bánh đến trễ hoặc sai mẫu sẽ làm gián đoạn cả buổi tiệc.
Tùy quy mô nhóm, bạn cũng nên cân nhắc kích cỡ khác nhau. Nhóm dưới mười người thường chỉ cần một chiếc bánh nhỏ. Nhóm từ mười đến hai mươi người nên chọn bánh vừa hoặc chia phần sẵn. Còn nhóm đông hơn thì bánh lớn kết hợp vài chiếc bánh nhỏ sẽ tiện cho việc chia phần.
Mẹo tạo không khí để ai cũng thấy được quan tâm
Một tấm thiệp viết tay ngắn gọn thường có giá trị hơn nhiều người nghĩ. Đừng chỉ viết câu chúc chung chung. Hãy thêm một điều nhỏ mà bạn thật sự biết về người đó, chẳng hạn một dự án họ vừa hoàn thành hay một kỷ niệm nhỏ trong công việc chung. Chỉ một dòng thôi cũng đủ khiến người nhận mỉm cười.
Cho người được chúc quyền chọn một bản nhạc hoặc một trò chơi nhỏ là cách dễ làm mọi người vui. Người ta thường thích được chủ động hơn là bị sắp xếp sẵn mọi thứ, nhất là khi buổi tiệc là dành cho họ.
Cũng nên tránh bắt buộc ai đó tham gia. Có người không thích hát, có người ngại đứng lên phát biểu. Giữ không khí thoải mái là điều quan trọng nhất, và sự tự nguyện luôn dễ chịu hơn ép buộc.
Những sai lầm chúng tôi hay gặp
Sai lầm đầu tiên là đặt bánh quá muộn. Khi đó có thể bánh không kịp, hoặc chỉ còn lại mẫu không đúng ý. Việc này nghe đơn giản nhưng lại rất dễ bị bỏ qua.
Sai lầm thứ hai là quên hỏi về dị ứng hay kiêng ăn. Nếu có người không dùng được sữa hoặc hạn chế đường, buổi tiệc sẽ trở nên ngượng ngùng. Chỉ cần hỏi trước một câu là tránh được chuyện này.
Sai lầm cuối cùng là kéo dài buổi tiệc quá lâu. Khoảng ba mươi đến bốn mươi lăm phút thường là vừa vặn. Quá lâu thì công việc bị đứt đoạn, không khí cũng dễ chùng xuống.
Đo lường hiệu quả và rút kinh nghiệm cho lần sau
Sau mỗi buổi tiệc, hãy hỏi nhanh ý kiến nhân viên bằng một câu khảo sát ngắn, chẳng hạn: hôm nay bạn có thấy thoải mái không? Câu trả lời sẽ cho bạn biết nên giữ lại điều gì và cần đổi điều gì cho lần sau.
Đồng thời, ghi lại chi phí thực tế để so với ngân sách dự kiến. Nếu thường xuyên vượt mức, hãy xem lại khâu nào đang tốn kém nhất. Thường thì đó là bánh hoặc đồ uống, và điều chỉnh nhỏ ở đây có thể tiết kiệm đáng kể.
Đừng quên rút kinh nghiệm về thời điểm, địa điểm và kích cỡ bánh. Mỗi lần tổ chức, bạn sẽ hiểu nhóm mình thích gì hơn, và những lần sau sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt bánh sinh nhật cho nhân viên trước bao lâu?
Thông thường nên đặt trước một đến hai ngày. Với nhóm đông hoặc mẫu bánh có yêu cầu riêng, bạn nên đặt sớm hơn một chút để còn thời gian kiểm tra lại đơn trước khi nhận.
Làm sao để chi phí sinh nhật tập thể không quá cao?
Hãy gộp các sinh nhật trong cùng tháng vào một buổi, chọn hình thức tiệc ngắn gọn và dùng lại đồ trang trí. Lập ngân sách từ đầu và dự phòng khoảng 10% sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn.
Có nên tổ chức sinh nhật chung cho nhiều người trong cùng tháng không?
Nên, nếu nhóm đủ gần gũi. Làm chung giúp tiết kiệm và tạo không khí vui hơn. Tuy vậy, bạn vẫn nên ghi tên từng người và viết lời chúc riêng để ai cũng cảm thấy được quan tâm.
Cần lưu ý gì khi chọn bánh cho nhóm có người ăn kiêng?
Hãy hỏi trước về dị ứng và chế độ ăn của từng người. Bạn có thể chọn bánh ít đường hoặc chuẩn bị thêm phần riêng cho người đang kiêng. Điều quan trọng là không ai phải ngồi nhìn người khác ăn trong khi mình không được ăn.
Nếu bạn đang chuẩn bị cho buổi sinh nhật sắp tới, hãy bắt đầu bằng việc lập lịch và chốt ngân sách. Sau đó chọn bánh và hình thức phù hợp, bạn sẽ thấy việc tổ chức nhẹ nhàng hơn nhiều. Bạn cũng có thể xem thêm thông tin để có thêm lựa chọn cho buổi tiệc của nhóm mình.