Bấm kim kẹp giấy là hai cách phổ biến nhất để gom tài liệu, nhưng mỗi cách hợp với số lượng giấy và mục đích khác nhau. Chọn sai, bạn sẽ gặp cảnh kim cong, giấy rách hoặc kẹp tuột giữa chừng. Bài này giúp bạn chọn đúng theo số tờ cần gom.
Bấm kim hoạt động thế nào
Bấm kim đẩy một cây kim kim loại xuyên qua xấp giấy rồi gập hai chân lại. Cỡ kim và độ khoẻ của bấm quyết định số tờ bấm được.
Loại nhỏ dùng kim số 10, bấm khoảng vài chục tờ giấy mỏng, hợp để bấm tài liệu in hằng ngày. Loại trung dùng kim 24/6 hoặc 26/6, bấm được xấp dày hơn. Loại đại và bấm kim công nghiệp dùng cho tập báo cáo, tài liệu cả trăm tờ.
Số tờ ghi trên bấm chỉ mang tính tham khảo, thường tính theo giấy 70 gsm. Với giấy dày hơn, số tờ thực tế sẽ ít hơn.
Kẹp giấy gồm những loại nào
Kẹp giấy thường là loại dây thép uốn cong, dùng giữ vài tờ lại với nhau mà không để lại lỗ. Kẹp bướm có hai tay bóp, giữ được xấp dày hơn. Kẹp càng cua và kẹp bìa dùng cho xấp giấy dày, có nhiều cỡ từ nhỏ đến lớn.
Ưu điểm lớn nhất của kẹp là tháo ra được và tái sử dụng. Giấy không bị thủng. Điều này hợp với tài liệu cần sắp xếp lại hoặc hồ sơ có thể bổ sung.
Nhược điểm là kẹp nhỏ có thể tuột nếu va chạm, và kẹp kim loại có thể gỉ sau nhiều năm làm ố giấy. Với hồ sơ lưu lâu, hãy cân nhắc kẹp nhựa.
So sánh nhanh theo số tờ
Với từ hai đến mười tờ, bấm kim số 10 là gọn nhất. Nếu tài liệu cần mở ra xem thường xuyên, kẹp giấy nhỏ cũng đủ.
Từ mười đến vài chục tờ, bạn cần bấm cỡ trung hoặc kẹp bướm. Bấm cỡ nhỏ ở mức này dễ kẹt kim. Kẹp bướm giữ chắc và tháo nhanh.
Từ vài chục đến trăm tờ, nên dùng bấm đại hoặc kẹp càng cua. Với tập dày, hãy bấm thành nhiều đợt thay vì ép một lần để không làm hỏng bấm.
Chúng tôi từng thấy phòng kế toán dùng bấm nhỏ cho xấp chứng từ hơn bốn chục tờ. Kim cong liên tục, mỗi lần bấm phải lặp lại. Khi đổi sang bấm cỡ trung, việc đóng chứng từ nhẹ nhàng hơn nhiều.
Chọn theo mục đích
Nếu tài liệu gửi đi và không cần chỉnh, bấm kim cho gọn. Nếu cần chỉnh hoặc chia lại, hãy dùng kẹp. Nếu hồ sơ lưu lâu, hãy tránh kim sắt dễ gỉ và dùng kẹp nhựa hoặc bấm kim mạ.
Với giấy mỏng, giấy bóng hay giấy ảnh, nên dùng kẹp thay vì bấm để không làm thủng. Với bản in cần đẹp, kẹp cũng tránh lỗ ở góc.
Nếu bạn gom tài liệu để đóng vào bìa còng, hãy xem bài bìa còng. Với giấy cần dán hoặc cắt, bài băng keo văn phòng sẽ hữu ích.
Cách dùng để không hỏng giấy và bấm
Căn các cạnh giấy cho bằng trước khi bấm, vì giấy lệch dễ làm kim cong. Đặt xấp giấy sát mép sau của bấm, rồi ấn dứt khoát một lần.
Nạp kim đúng loại. Kim sai cỡ làm kẹt đường kim và hỏng lò xo. Mở bấm theo hướng dẫn, đặt thanh kim thẳng và đóng lại nhẹ nhàng.
Khi kim kẹt, hãy mở bấm, lấy kim cong ra bằng kẹp nhỏ và kiểm tra rãnh. Đừng cố bấm tiếp, vì sẽ làm hỏng bấm. Nếu cần tháo kim khỏi giấy, hãy dùng dụng cụ gỡ kim thay vì dùng móng tay để tránh trầy.
Với kẹp, hãy kẹp vào góc hoặc mép trái, và đừng dùng kẹp quá nhỏ cho xấp quá dày vì dễ biến dạng.
Bảo quản
Hãy cất bấm và kim ở nơi khô, tránh ẩm làm kim gỉ. Kim nên để trong hộp, không để rời. Bấm không dùng lâu cần để lò xo ở trạng thái thả.
Kẹp nên đựng trong hộp có nắp để khỏi thất lạc. Kẹp nhựa tránh nắng nóng vì dễ giòn và gãy. Thỉnh thoảng lau bấm bằng khăn khô và nhỏ chút dầu máy ở trục để chạy êm.
Chọn bấm kim theo số tờ bạn thường ghim. Bấm kim nhỏ dùng cho khoảng 20 tờ, còn loại trung và đại dành cho tập dày hơn. Nếu chỉ ghép vài tờ tạm thời, kẹp giấy là lựa chọn gọn và không để lại lỗ. Bộ sưu tập tại Hamy Group gồm cả bấm kim, kim bấm và các loại kẹp, giúp bạn mua trọn bộ cho bàn làm việc mà không phải tìm nhiều nơi.
Bấm kim và kẹp giấy là những món cơ bản trong nhóm văn phòng phẩm mà văn phòng nào cũng cần. Vì giá thành thấp nên nhiều người ít để ý tới chất lượng, nhưng một cái bấm kim kém sẽ bị kẹt kim thường xuyên và làm chậm công việc. Hãy ưu tiên loại có lò xo chắc và thân kim loại để dùng bền hơn.
Với tập hồ sơ mỏng dưới mười tờ, kẹp bướm hoặc kẹp giấy nhỏ vừa nhanh vừa dễ tháo. Bấm kim hợp khi cần đóng cố định, ví dụ báo cáo gửi đi. Nếu phải bấm thường xuyên, hãy chọn loại có nắp mở để nạp kim dễ và có thanh chỉnh khoảng cách mép. Nhớ mua kim cùng cỡ với máy, vì kim sai cỡ là nguyên nhân kẹt kim hay gặp nhất.
Lời khuyên cuối
Không có loại nào tốt nhất, mà chỉ có loại hợp với số tờ và mục đích của bạn. Hãy giữ ít nhất một bấm cỡ nhỏ, một bấm cỡ trung và một hộp kẹp, bạn sẽ xử lý được hầu hết tài liệu trong văn phòng.
