Đứng trước kệ giấy và phân vân giữa 70gsm và 80gsm là chuyện chúng tôi gặp hoài ở văn phòng nào cũng vậy. Nói ngắn gọn thì thế này: tài liệu in một mặt để nháp hay lưu nội bộ thì 70gsm đã đủ xài, còn bản in hai mặt hoặc thứ phải đưa cho khách, đối tác xem thì nên chọn 80gsm. Có điều, muốn chọn đúng cho văn phòng của bạn thì phải hiểu gsm là gì trước, và nó tác động ra sao đến từng tờ giấy A4.
Giấy A4 định lượng nào hợp với nhu cầu hằng ngày?
Đây là câu hỏi chúng tôi nghe nhiều nhất mỗi khi một văn phòng bắt đầu lên kế hoạch mua giấy cho cả năm. Với các tài liệu in đều đặn như biên bản họp, công văn nội bộ hay bản nháp chỉnh sửa, giấy 70gsm là lựa chọn tiết kiệm và đủ bền. Bạn không cần trả thêm tiền cho những tờ giấy sẽ bị vứt sọt chỉ sau vài ngày.
Nhưng nếu tài liệu phải đi ra ngoài hoặc cần lưu lâu, mọi thứ thay đổi. Tờ giấy nặng hơn cầm lên chắc tay hơn hẳn. Người nhận đánh giá nội dung nghiêm túc hơn, và đôi khi cảm giác ấy quan trọng ngang với chữ viết bên trong.
Gsm là gì và vì sao con số này đáng quan tâm?
Gsm là viết tắt của gram per square meter, nghĩa là khối lượng của một mét vuông giấy, tính bằng gam. Con số càng lớn thì tờ giấy càng nặng và thường dày hơn. Đây là thông số nên xem đầu tiên trên nhãn bao bì, trước cả giá hay tên thương hiệu.
Giấy định lượng cao thường ít lộ mực ở mặt sau. Ngược lại, giấy 70gsm khá mỏng. Khi in hai mặt, bạn sẽ thấy rõ bóng chữ của mặt bên kia xuyên qua. Một trang đầy bóng chữ như vậy làm người đọc mỏi mắt và dễ bỏ sót thông tin quan trọng.
Khác nhau về độ dày, độ cứng và giá thành
Nhìn bằng mắt thường thì hai loại giấy gần như giống nhau. Nhưng khi cầm một ram 500 tờ, sự khác biệt hiện ra khá rõ. Ram 80gsm nặng tay hơn, cứng hơn, giữ phom tốt khi kẹp vào bìa hồ sơ hay xếp chồng trong ngăn tủ. Ram 70gsm nhẹ, mềm, dễ cong nếu để không đúng cách.
Về giá, trên thị trường Việt Nam, giấy 80gsm thường cao hơn 70gsm khoảng 10 đến 20 phần trăm với cùng một thương hiệu. Con số này chỉ là tham khảo. Giá thay đổi theo thời điểm, số lượng đặt và từng nhà phân phối, nên khi cần mua số lượng lớn, bạn nên hỏi báo giá trực tiếp.
In hai mặt: 70gsm và 80gsm khác nhau thế nào?
Đây là điểm bạn nên cân nhắc kỹ nhất. In hai mặt trên giấy 70gsm, mực từ mặt này dễ thấm sang mặt kia, gọi là hiện tượng xuyên mực. Tài liệu có nhiều chữ đậm hoặc bảng biểu sẽ lộ rõ nhất. Chúng tôi từng thấy một bản báo cáo tài chính in trên 70gsm, đọc tới trang thứ ba thì người xem đã phải lật qua lật lại để phân biệt số nào của trang nào.
Giấy 80gsm giảm đáng kể tình trạng này. Trang in sạch hơn, bóng chữ ít hơn, và tài liệu trông chuyên nghiệp khi phát cho khách hàng hay đối tác.
Nếu bắt buộc phải dùng 70gsm cho bản in hai mặt, bạn có thể bật chế độ tiết kiệm mực và giảm độ đậm phông chữ một chút. Cách này không triệt để, nhưng giảm được khá nhiều phiền toái.
Chọn định lượng theo từng môi trường sử dụng
Mỗi môi trường có thói quen in riêng, nên cách chọn cũng khác nhau. Bộ phận kế toán hay hành chính thường in hợp đồng và báo cáo mỗi ngày. Với nhóm tài liệu này, 80gsm giúp hồ sơ đồng đều, không cong vênh và lưu trữ được lâu hơn.
Trường học lại có bài toán khác. Giáo viên và nhân viên photo tài liệu học tập cho cả lớp, số lượng rất lớn. Lúc này 70gsm là lựa chọn hợp lý, vì tiết kiệm đáng kể sau mỗi học kỳ.
Riêng với hồ sơ gửi đối tác hay khách hàng, cảm giác khi nhận tài liệu rất quan trọng. Một tập giấy dày, chắc tay thường để lại ấn tượng tốt hơn hẳn tập giấy mỏng.
Định lượng ảnh hưởng thế nào đến chi phí in ấn hằng tháng?
Thử tính một ví dụ đơn giản. Với 500 tờ, chênh lệch giữa 70gsm và 80gsm có thể chỉ vài chục nghìn đồng, nghe không đáng kể. Nhưng với 2.000 tờ, con số đã đáng để ý. Đến 10.000 tờ, khoản chênh lệch thành một khoản chi rõ rệt trong cả năm.
Vì vậy, nên cân nhắc giữa giá và chất lượng đầu ra. Tài liệu quan trọng thì in trên 80gsm, bản nháp nội bộ dùng 70gsm là đủ. Cách phân loại này giúp chi phí hợp lý mà vẫn giữ hình ảnh chuyên nghiệp ở những tài liệu cần thiết.
Một mẹo nhỏ là mua theo thùng để giá mỗi tờ thấp hơn. Tuy vậy, đừng mua quá nhiều nếu kho không bảo quản tốt, vì giấy để lâu trong môi trường ẩm sẽ hư hỏng.
Lưu ý khi mua và bảo quản giấy A4
Khi mua, hãy đọc kỹ nhãn ghi định lượng, độ trắng và nhà sản xuất. Ba thông tin này giúp so sánh đúng giữa các loại giấy, thay vì chỉ nhìn vào giá.
Về bảo quản, giấy rất dễ hút ẩm. Hãy để ở nơi khô ráo và tránh nắng trực tiếp. Giấy ẩm sẽ cong, gây kẹt máy in và làm bạn mất thêm thời gian xử lý. Nên đặt ram giấy trên kệ cao, cách nền nhà một khoảng.
Ngoài ra, đừng nạp nhiều định lượng khác nhau vào cùng một khay máy in. Máy có thể nạp sai, kẹt giấy, và chất lượng bản in cũng không đều.
Những sai lầm thường gặp khi chọn giấy in văn phòng
Sai lầm phổ biến nhất là chọn giấy quá mỏng cho tài liệu in hai mặt. Hậu quả là trang nào cũng có bóng chữ, người đọc phải nheo mắt để theo dõi.
Ngược lại, mua giấy quá dày so với khả năng máy in cũng gây phiền. Máy dễ kẹt, hao mực và đôi khi làm hỏng cơ cấu nạp giấy.
Cuối cùng là chỉ nhìn giá mà bỏ qua độ bền. Giấy rẻ nhưng yếu sẽ dễ rách khi lưu hồ sơ nhiều năm. Về lâu dài, in lại hoặc thay thế còn tốn kém hơn khoản tiết kiệm ban đầu.
Kết hợp giấy in với dụng cụ văn phòng để hồ sơ gọn gàng
Nếu bạn đang tìm bộ vật tư đồng bộ cho hồ sơ, hãy tham khảo cách chọn giấy in photo theo định lượng và độ trắng để so sánh trước khi quyết định. Có giấy phù hợp rồi, bìa hồ sơ đúng kích cỡ sẽ giúp tài liệu không bị cong mép hay xô lệch khi bảo quản.
Bấm kim cũng là chi tiết dễ bị bỏ qua. Chọn sai loại theo số tờ, tài liệu dày sẽ bung ra sau vài lần lật giở. Bạn có thể xem thêm cách chọn bấm kim theo số tờ để kẹp tài liệu chắc chắn hơn.
Với những ai muốn so sánh thêm về bìa đựng, bìa còng và bìa hộp đựng hồ sơ cũng là hai lựa chọn đáng cân nhắc tùy khối lượng tài liệu cần lưu.
Câu hỏi thường gặp
Giấy A4 70gsm hay 80gsm phù hợp hơn với máy in văn phòng?
Phần lớn máy in văn phòng làm việc tốt với cả hai loại. In khối lượng lớn và muốn tiết kiệm thì 70gsm là đủ. Ưu tiên chất lượng trang in và độ đầm tay thì chọn 80gsm.
In hai mặt nên dùng định lượng nào để tránh xuyên mực?
Bạn nên chọn 80gsm. Mức này giảm xuyên mực rõ rệt so với 70gsm, trong khi giá không chênh lệch quá nhiều.
Giấy 80gsm có đắt hơn nhiều so với 70gsm không?
Thông thường chỉ cao hơn khoảng 10 đến 20 phần trăm, tùy thương hiệu và thời điểm mua. Khi mua số lượng lớn, khoản chênh lệch này đáng để cân nhắc.
Máy in gia đình có dùng được giấy 80gsm không?
Thường là được, vì hầu hết máy in gia đình hỗ trợ dải định lượng này. Bạn nên kiểm tra thông số trong sách hướng dẫn của máy để chắc chắn.
Làm sao để biết định lượng giấy in trên bao bì?
Thông tin này thường in ở mặt ngoài bao bì, kèm chữ gsm hoặc g/m². Hãy đọc kỹ nhãn trước khi mua để tránh nhầm lẫn giữa các loại.
