Đứng trước kệ bút mà chưa biết nên lấy cây nào, cách nhanh nhất là nhìn vào việc bạn làm bằng cây bút ấy nhiều nhất. Ký giấy tờ, ghi chép cuộc họp kéo dài hay đánh dấu hồ sơ, mỗi việc thường cần một kiểu bút riêng. Đội ngũ bên mình từng gặp không ít văn phòng mua một loại bút cho mọi việc. Vài tuần sau, họ lại than chuyện bút lem, nét đứt quãng, hay hết mực đúng lúc cần nhất. Chúng tôi viết bài này để bạn có cách nghĩ đơn giản hơn khi chọn bút viết cho văn phòng của mình.
Chọn bút viết cho văn phòng nên bắt đầu từ đâu?
Điểm xuất phát hợp lý nhất là tự hỏi cây bút này sẽ dùng để làm gì. Viết ghi chú lên giấy photo mỏng khác hẳn với ký tên trên hợp đồng. Bạn cũng nên nghĩ tới người dùng: nhân viên kế toán ký chứng từ cả ngày sẽ cần một cây bút khác với người phải ghi biên bản. Khi trả lời được câu hỏi đó, việc chọn loại bút thường rõ ràng hơn nhiều.
Sai lầm chúng tôi gặp nhiều nhất là mua số lượng lớn một loại bút rẻ rồi phát đều cho cả phòng. Đơn giá nghe có vẻ tiết kiệm, nhưng thời gian nhân viên phải dừng lại thay bút, gạch lại từng dòng và bực bội vì mực tắc mới là chi phí thật. Một cây bút dùng ổn định vài tháng nhiều khi đáng tiền hơn cả chục cây rẻ mà hỏng liên tục.
Bút bi, bút gel và bút dạ khác nhau ở đâu?
Khác biệt lớn nhất nằm ở loại mực và cách mực bám lên giấy. Bút bi dùng mực dầu đặc, khô khá nhanh, nét viết hơi đậm. Nếu viết vội trên giấy trơn, đôi khi nét bị loang nhẹ. Đó là điều cần lưu ý khi dùng cho tài liệu cần đọc lâu dài.
Bút gel dùng mực nước đặc quánh. Nét viết đều, sáng và mượt tay, rất dễ chịu khi ghi chép liên tục. Đổi lại, mực khô chậm hơn bút bi. Nếu vừa viết xong đã đặt tay lên trang, bạn rất dễ làm lem.
Bút dạ dùng mực lỏng, thấm và loang nhanh, nét to và đậm. Loại này hợp để đánh dấu, gạch chân hay ghi nhãn. Viết chữ dài bằng bút dạ thì khá mệt mắt.
Trong thực tế dùng hằng ngày, bút bi bền và rẻ, rất hợp làm bút dự phòng cho cả phòng. Bút gel cho nét chữ đẹp và ghi chép thoải mái hơn, nhưng cần đậy nắp kỹ vì mực dễ khô. Bút dạ thì hay khô đầu nếu để hở nắp.
Ký tên và ký hợp đồng nên chọn bút nào?
Chữ ký cần đường nét đều, không bị đứt ở chỗ đổi hướng bút. Mực phải khô đủ nhanh để khi xếp hồ sơ không dính sang tờ bên trên. Bút bi và bút gel mực đặc đáp ứng khá tốt cả hai yêu cầu này.
Nét mực đặc cũng khó bị xóa hơn và khó bắt chước hơn so với mực lỏng. Nếu thường ký nhiều, bạn nên chọn ngòi 0.5mm hoặc 0.7mm. Cỡ này đủ rõ để nhìn, nhưng vẫn gọn để ký nhanh mà không làm chữ to ra chiếm hết chỗ trống.
Ghi chép họp và học việc nên dùng bút nào?
Khi phải ghi chép suốt một buổi họp, cảm giác cầm bút quan trọng hơn bạn nghĩ. Bút gel có đầu trơn, tay ít mỏi, nên thường được chọn cho các buổi họp dài. Loại nét mảnh 0.5mm giúp chữ gọn, một trang vẫn chứa được nhiều ý.
Nếu là học việc hoặc cần ghi công thức, sơ đồ, bút bi nét 0.7mm vẫn là lựa chọn an toàn. Ít bị lem khi tay viết nhanh, và nét đủ đậm để đọc lại sau này. Điều quan trọng không phải loại nào hơn, mà là cả phòng nên thống nhất một kiểu để mọi người quen tay.
Bút dạ dùng đúng lúc nào trong văn phòng?
Bút dạ có vị trí riêng và rất hữu ích khi dùng đúng việc. Đánh dấu chỗ cần xem lại trên tài liệu, gạch chân điểm quan trọng, ghi nhãn lên bìa hồ sơ hay hộp lưu trữ, đó là những việc bút dạ làm rất tốt. Nét to và màu rõ, nhìn từ xa vẫn đọc được.
Đừng dùng bút dạ để viết đoạn dài trên giấy mỏng, vì mực thấm sang mặt sau và làm nhòe các dòng khác. Cũng không nên dùng để ký, vì nét loang làm chữ ký mất đi độ rõ ràng vốn cần có.
Nên chọn cỡ ngòi và màu mực thế nào?
Ngòi 0.5mm cho nét mảnh, hợp ghi chú chi tiết và chữ nhỏ. Ngòi 0.7mm là cỡ phổ biến nhất vì cân bằng giữa rõ và gọn, dùng được cho gần như mọi việc. Ngòi 1.0mm cho nét đậm, phù hợp để ghi nhãn, viết tiêu đề, hoặc khi cần người khác đọc từ xa.
Về màu, mực xanh và đen là hai màu dùng nhiều nhất trong văn bản hành chính. Mực đỏ thường dành cho duyệt, sửa hoặc đánh dấu lỗi. Nhiều đơn vị đặt quy ước rõ ràng, chẳng hạn ký bằng mực xanh, sửa bằng mực đỏ, để tài liệu dễ theo dõi khi có nhiều người cùng xử lý.
So sánh nhanh các loại bút văn phòng phổ biến
Bạn có thể nhìn nhanh các tiêu chí chính qua bảng dưới đây. Giá chỉ mang tính tham khảo, vì còn tùy thương hiệu và số lượng mua.
| Loại bút | Mục đích chính | Tốc độ khô | Độ bền và lưu ý | Giá tham khảo |
|---|---|---|---|---|
| Bút bi | Ký giấy tờ, viết hằng ngày | Khô nhanh | Bền, dễ thay ruột, tránh viết trên giấy trơn quá lâu | Khoảng 3.000 đến 10.000 đồng |
| Bút gel | Ghi chép, viết chữ đẹp | Khô chậm hơn bút bi | Nét đẹp, cần đậy nắp kỹ để không khô mực | Khoảng 6.000 đến 20.000 đồng |
| Bút dạ | Đánh dấu, ghi nhãn | Khô tương đối nhanh | Không dùng để ký, dễ khô đầu nếu để hở | Khoảng 8.000 đến 25.000 đồng |
Khi đọc bảng, hãy bắt đầu từ việc bạn làm nhiều nhất. Nếu phần lớn công việc là ký và ghi chép, bút bi hoặc bút gel nên là loại chính. Bút dạ chỉ cần vài cây để đánh dấu là đủ.
Bảo quản bút và tiết kiệm chi phí mua sắm
Bút hỏng nhanh thường không hẳn do chất lượng kém, mà vì bảo quản sai cách. Đậy nắp ngay sau khi dùng, cất bút nằm ngang, và tránh để trong xe hoặc chỗ nắng nóng. Nhiệt độ cao làm mực loãng và dễ rò rỉ, khiến bút nhanh hỏng dù còn nhiều mực.
Muốn tiết kiệm, mua theo hộp thường rẻ hơn mua lẻ. Với bút bi và bút gel, nhiều dòng có ruột thay thế, nên thay ruột thay vì bỏ cả cây. Vừa giảm chi phí, vừa hạn chế rác thải văn phòng. Khi cần thêm các dụng cụ hỗ trợ việc ghi chép và sắp xếp, bạn có thể tham khảo dụng cụ văn phòng để mua đồng bộ, và xem danh mục bút viết để so sánh thêm các mẫu.
Lỗi thường gặp khi mua bút cho văn phòng
Lỗi đầu tiên là chỉ nhìn giá mà bỏ qua độ mượt và độ bền. Một cây rẻ hơn vài nghìn đồng nhưng hết mực sớm hoặc hay tắc thì tổng chi phí lại cao hơn. Nên thử vài cây trước khi mua số lượng lớn.
Lỗi thứ hai là mua quá nhiều chủng loại. Khi trong phòng có năm bảy kiểu bút khác nhau, nhân viên khó quản lý và rất dễ thất lạc. Chỉ nên chọn hai đến ba loại cho mỗi phòng ban, mỗi loại có mục đích rõ ràng. Với nhóm bút dùng để đánh dấu hoặc ghi chú trên bảng, bạn có thể xem thêm bút lông bảng để biết cách phân loại và dùng đúng. Trước khi mua, nên xem giới thiệu để hiểu rõ hơn về tiêu chí chọn lựa mà đội ngũ bên mình áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
Bút gel và bút bi, loại nào ký tên đẹp hơn?
Bút gel cho nét đều và mượt hơn, nên chữ ký thường trông thanh thoát. Bút bi có nét đậm hơn và khô nhanh, hợp khi ký hàng loạt liên tục. Nếu ưu tiên vẻ đẹp của chữ ký thì chọn bút gel. Nếu cần tốc độ và độ bền khi ký nhiều thì chọn bút bi.
Bút dạ có ký được lên hợp đồng không?
Không nên. Mực bút dạ loang nhanh, dễ thấm qua giấy và không đủ đặc để khó làm giả. Với hợp đồng, bạn nên dùng bút bi hoặc bút gel mực đặc.
Nên mua bút cho cả phòng ban theo số lượng nào?
Cách tính thực tế là mỗi người nên có ít nhất hai cây bút chính, cộng thêm vài cây dự phòng cho cả phòng. Với một phòng năm người, khoảng mười lăm đến hai mươi cây thường đủ dùng trong một quý, tùy mức độ ghi chép.
Bút bị khô mực thì có cứu được không?
Với bút bi và bút gel, đôi khi bạn có thể thử gõ nhẹ đầu bút hoặc để đầu bút gần nguồn nhiệt rất nhẹ để mực chảy lại. Nếu bút đã khô lâu, tốt nhất nên thay ruột mới. Bút dạ khô đầu thường khó cứu, nên thay luôn sẽ tiết kiệm thời gian hơn.
Chọn đúng bút cho đúng việc không đòi hỏi kiến thức phức tạp. Chỉ cần biết mình đang ký, ghi chép hay đánh dấu, rồi chọn loại phù hợp và thống nhất trong phòng. Làm được vậy, văn phòng đã tiết kiệm kha khá thời gian và tiền bạc. Nếu bạn đang cân nhắc thêm vật tư cho khu vực hồ sơ, bìa còng cũng là một món đáng xem để sắp xếp gọn gàng hơn.
