Giấy in liên tục và giấy in bill đều là giấy dùng cho máy in chuyên dụng, nhưng hai loại này phục vụ hai việc hoàn toàn khác nhau. Nhiều bạn mới phụ trách mua sắm hay nhầm giữa chúng, mua về mới thấy không lắp được vào máy. Bài này giúp bạn phân biệt từ đầu.
Giấy in liên tục là gì
Giấy in liên tục là loại giấy gấp zíc zắc, hai bên mép có dải lỗ để kéo giấy. Giấy dùng cho máy in kim, loại máy gõ từng chấm mực qua băng mực lên giấy. Mỗi tờ nối với tờ kế tiếp bằng đường răng cưa, bạn xé ra theo đường đó.
Loại này hay gặp ở phòng kế toán, kho, ngân hàng và nơi cần in phiếu nhiều liên. Giấy nhiều liên có các lớp giấy than hoặc tự sao, khi in một lần sẽ ra cùng lúc hai, ba hoặc bốn bản.
Ưu điểm lớn nhất là in được nhiều liên trong một lần và chữ khó bị tẩy xoá. Hạn chế là máy in kim ồn và tốc độ chậm hơn máy in laser.
Giấy in bill là gì
Giấy in bill là giấy cuộn nhỏ, thường rộng 57 mm hoặc 80 mm, dùng cho máy in nhiệt tại quầy thu ngân. Loại giấy này có lớp hoá chất nhạy nhiệt. Đầu in làm nóng, lớp đó đổi màu và hiện chữ, nên máy không cần mực.
Bạn thấy giấy in bill ở quán cà phê, cửa hàng, nhà thuốc và siêu thị mini. Giấy cuộn gọn, in nhanh và êm. Khi mua, hãy đo bề rộng khay giấy của máy và đường kính cuộn tối đa mà máy chứa được.
Điểm khác nhau cần nhớ
Hai loại khác nhau ở cấu tạo và máy dùng, không thể thay thế cho nhau. Máy in kim không đọc được giấy nhiệt, và máy in nhiệt không in được lên giấy liên tục thường.
Giấy liên tục bền hơn theo thời gian, chữ rõ hàng chục năm nếu cất đúng cách. Giấy nhiệt nhanh phai hơn nhiều, nhất là khi gặp nóng, ánh sáng và hơi ẩm. Vì vậy chứng từ cần lưu lâu thì nên sao chụp lại bản giấy thường.
Về chi phí, giấy bill rẻ cho mỗi lần in vì không tốn mực. Giấy liên tục tốn băng mực nhưng bù lại in được nhiều liên cùng lúc.
Cách chọn theo máy in
Hãy bắt đầu bằng việc đọc nhãn dưới máy hoặc sách hướng dẫn. Đó là nơi ghi khổ giấy và loại giấy được hỗ trợ.
Với giấy liên tục, bạn cần biết khổ ngang, khổ dọc và số liên. Ví dụ, phiếu xuất kho thường cần ba liên cho kho, kế toán và khách. Nếu chỉ in phiếu nội bộ, một liên là đủ và tiết kiệm hơn.
Với giấy bill, bạn cần biết bề rộng cuộn, lõi cuộn và loại nhiệt. Giấy mỏng chạy êm, nhưng khi lưu lâu dễ mờ. Giấy dày hơn bền màu hơn một chút.
Một quán nhỏ mà chúng tôi từng tham khảo mua nhầm cuộn rộng 80 mm cho máy 57 mm, hậu quả là cả thùng nằm kho cả tháng. Chỉ cần đo khay giấy trước khi đặt là tránh được rủi ro này.
Bảo quản để chữ không phai, giấy không ố
Giấy nhiệt sợ nóng nhất. Đừng để cuộn giấy dưới nắng, gần bếp hoặc trong xe đóng kín. Khi cần lưu hoá đơn lâu dài, hãy cất trong hộp kín, nơi mát và tối.
Một lưu ý khác là tránh để giấy nhiệt tiếp xúc với nhựa mềm hoặc keo dán, vì hoá chất trong đó làm chữ phai nhanh. Nếu cần dán hoá đơn vào sổ, hãy dán mép rất mỏng thay vì dán cả tờ.
Giấy liên tục cần để phẳng, không đè vật nặng và không để gần nguồn nước. Thùng giấy nên đặt cách mặt đất, tránh ẩm khiến giấy dính lớp và lỗ kéo bị rách.
Khi dùng, hãy lắp giấy đúng chiều. Giấy lắp lệch dễ kẹt, làm rách mép và hỏng răng kéo của máy.
Trước khi mua, hãy kiểm tra máy của bạn dùng loại giấy nào: giấy liên tục có lỗ kéo hai bên hay giấy cuộn nhiệt dùng cho máy in bill. Hai loại này không thay thế được cho nhau. Danh mục tại Hamy Group chia rõ từng loại theo khổ và số liên, bạn chỉ cần đối chiếu với thông số máy là chọn được đúng sản phẩm, tránh mua nhầm rồi phải đổi trả.
Giấy in bill thường là giấy nhiệt, phủ một lớp hóa chất đổi màu khi gặp nhiệt. Đây là lý do cuộn giấy này không cần mực và rất nhạy với nhiệt độ cao. Bạn có thể tìm hiểu thêm về giấy để biết các loại giấy đặc biệt được tạo ra thế nào. Cuộn giấy nên để nơi mát, tránh ánh nắng trực tiếp để chữ không bị mờ theo thời gian.
Khi chuyển từ máy in kim sang máy in nhiệt, bạn nên giữ lại một ít giấy liên tục cho các chứng từ nhiều liên cần lưu lâu. Nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng giấy bill ở quầy và giấy liên tục ở kho, vì hai khâu này cần hai kiểu chứng từ khác nhau. Hãy hỏi người phụ trách máy trước khi đặt hàng, vì chỉ cần sai một thông số khổ là cả lô không dùng được.
Lời khuyên cuối
Nếu bạn còn phân vân giữa các loại giấy khác trong văn phòng, hãy đọc thêm bài giấy in photo và bài giấy in decal, giấy in ảnh, giấy bìa màu. Mỗi loại có thế mạnh riêng, và chọn đúng giấy cho đúng máy luôn rẻ hơn sửa máy.
