Giấy in photo là loại giấy phổ biến nhất trong mọi văn phòng, từ in hợp đồng đến photo tài liệu họp. Chúng tôi thường thấy nhiều người cứ lấy ram giấy rẻ nhất rồi sau đó than máy kẹt giấy liên tục. Bài này giúp bạn đọc đúng thông số để chọn loại hợp với máy và công việc.
Giấy in photo là gì
Giấy in photo là giấy không tráng phủ, bề mặt tương đối mịn, dùng cho máy in laser, máy in phun và máy photocopy. Giấy được cắt sẵn theo khổ và đóng thành ram, mỗi ram thường có 500 tờ.
Khác với giấy in ảnh hay giấy decal, giấy photo không được tráng lớp đặc biệt. Vì vậy nó nhẹ, rẻ và hút mực nhanh, rất hợp với chữ và bảng biểu. Nếu bạn cần in ảnh màu bóng, hãy xem thêm bài giấy in ảnh, giấy decal và giấy bìa màu để chọn đúng loại.
Định lượng gsm và độ trắng
Định lượng ghi bằng gsm, nghĩa là số gam trên một mét vuông giấy. Số này càng cao thì tờ giấy càng dày và cứng. Giấy photo thông dụng ở văn phòng nằm trong khoảng 70 đến 80 gsm.
Loại 70 gsm mỏng hơn, nhẹ, phù hợp in số lượng lớn các tài liệu nội bộ. Loại 80 gsm dày tay hơn, ít lộ chữ mặt sau và cầm chắc chắn hơn khi gửi cho đối tác. Với hợp đồng hoặc báo cáo cần đóng thành tập, nhiều đơn vị chọn 80 gsm cho trang bìa lẫn nội dung.
Độ trắng cho biết giấy phản chiếu ánh sáng mạnh hay yếu. Giấy trắng hơn làm chữ đen nổi bật, nhưng không có nghĩa là in đẹp hơn trong mọi trường hợp. Giấy hơi ngả ấm lại dễ đọc hơn khi bạn phải nhìn tài liệu nhiều giờ liền.
Một mẹo nhỏ của chúng tôi: nếu cả văn phòng chỉ in tài liệu chữ, đừng trả thêm tiền cho giấy có độ trắng quá cao. Hãy dành phần chênh lệch đó cho mực in tốt hơn.
Khổ A4, A3 dùng khi nào
A4 là khổ chuẩn cho văn bản hành chính, thư từ, hợp đồng và biểu mẫu. Hầu hết máy in để bàn chỉ hỗ trợ khổ này, nên đây cũng là loại bạn mua nhiều nhất.
A3 có diện tích gấp đôi A4. Khổ này dùng cho bản vẽ, sơ đồ tổ chức, lịch biểu dán tường, bảng tiến độ và áp phích nội bộ. Máy photocopy lớn mới in được A3, nên trước khi mua hãy kiểm tra khay giấy của máy.
Ngoài ra còn có A5, thường dùng cho phiếu thu, phiếu giao nhận và sổ ghi chép nhỏ. Nếu văn phòng hay in khổ này, bạn có thể mua A4 rồi nhờ cắt đôi thay vì mua riêng, tuỳ nhu cầu.
Cách chọn theo máy in, máy photocopy
Mỗi loại máy có độ nhạy khác nhau với giấy. Bạn nên xem hướng dẫn của máy để biết khoảng định lượng được hỗ trợ.
- Máy in laser: dùng nhiệt để ép mực, nên chọn giấy khô, ít bụi giấy và không quá mỏng.
- Máy in phun: mực lỏng dễ loang, nên chọn giấy có bề mặt chặt hơn để chữ sắc nét.
- Máy photocopy tốc độ cao: cần giấy phẳng, cắt mép gọn để không kẹt khi chạy liên tục.
Một tình huống chúng tôi gặp khá thường xuyên: phòng kế toán in hai mặt bằng giấy 70 gsm giá rẻ, mép giấy nhiều bụi, sau vài tuần trục kéo giấy bị bám bụi và máy kẹt liên tục. Khi đổi sang giấy cắt mép sạch hơn, tình trạng này giảm hẳn mà không cần sửa máy.
Nếu cần in hai mặt, hãy chọn giấy từ 70 gsm trở lên và kiểm tra thử vài tờ trước khi mua cả thùng. In thử trên cả hai mặt giúp bạn thấy ngay chữ có bị lộ sang mặt sau hay không.
Bảo quản giấy không bị cong, ẩm
Giấy hút ẩm rất nhanh, nhất là ở nơi có điều hòa bật tắt liên tục. Giấy ẩm sẽ cong mép, dính tờ và gây kẹt máy.
Bạn nên để ram giấy còn nguyên bao gói đến khi dùng. Khi đã mở, hãy gói lại bằng chính lớp bao đó và để nằm ngang, không dựng đứng. Tránh đặt sát tường ẩm, sát cửa sổ hoặc dưới đường ống nước.
Nếu kho nhiều giấy, hãy kê thùng lên pallet hoặc giá cách mặt đất vài chục centimet. Mỗi ngăn chỉ nên xếp số thùng vừa phải để thùng dưới không bị ép móp. Với giấy đã hơi cong, bạn có thể để ngoài môi trường khô thoáng một ngày rồi mới nạp vào khay.
Khi chuyển giấy từ kho lạnh sang phòng nóng, hãy chờ giấy quen nhiệt độ trước khi in. Việc này tránh hiện tượng hơi nước đọng khiến giấy dính nhau.
Khi đặt mua số lượng lớn, bạn nên lấy mẫu vài ram để chạy thử trên chính máy của văn phòng. Đừng chỉ nhìn bảng giá, hãy ghi lại số tờ bị kẹt, độ sạch của mép giấy và độ bám mực sau một tuần dùng. Nhóm sản phẩm giấy tại Hamy Group có nhiều mức định lượng để bạn so sánh trực tiếp, nhờ vậy việc chọn loại hợp lý cho từng phòng ban trở nên dễ hơn nhiều.
Về nguồn gốc, giấy được làm từ sợi xenlulô qua các công đoạn nghiền, tạo tờ và ép khô. Bạn có thể đọc thêm kiến thức nền tảng về giấy để hiểu vì sao cùng một kích thước nhưng mỗi ram giấy lại có độ dày, độ mịn và độ bền khác nhau. Hiểu được điều này giúp bạn đọc thông số trên bao bì chính xác hơn.
Một cách tiết kiệm ít người để ý là tính theo số trang thực tế mỗi tháng. Văn phòng in khoảng 5.000 trang thì cần mười ram, và mua nguyên thùng năm ram thường rẻ hơn mua lẻ. Hãy ghi ngày mở ram đầu tiên lên bao bì để biết mức tiêu thụ thật, rồi điều chỉnh đơn hàng lần sau. Cách này giúp giấy không tồn kho quá lâu và tránh bị ẩm trước khi dùng hết.
Lời khuyên cuối
Hãy bắt đầu từ máy và mục đích in, rồi mới chọn định lượng và độ trắng. Với đa số văn phòng, giấy 70 đến 80 gsm khổ A4 cắt mép sạch là lựa chọn an toàn. Nếu bạn dùng thêm giấy cuộn cho hóa đơn, bài giấy in liên tục và giấy in bill sẽ giúp bạn phân biệt hai loại hay bị nhầm.