Bàn làm việc bừa bộn hiếm khi xuất phát từ sự lười biếng. Phần lớn nguyên nhân nằm ở chỗ đồ đạc không có vị trí cố định. Trong quá trình làm việc với rất nhiều nhân viên hành chính và người phụ trách mua sắm văn phòng, đội ngũ bên mình nhận ra gần như ai cũng từng mất cả chục giây chỉ để tìm một cây bút. Vậy nên bài này sẽ đi qua cách chúng tôi vẫn hướng dẫn khách hàng sắp xếp bàn làm việc gọn, để lúc nào bạn cũng lấy được đồ mình cần.
Bàn làm việc bừa bộn thường bắt đầu từ đâu?
Muốn sửa một vấn đề, trước hết bạn phải hiểu nó bắt đầu từ đâu. Với bàn làm việc, chúng tôi thấy có ba nguyên nhân lặp đi lặp lại. Thứ nhất, đồ ít dùng chiếm chỗ của vùng làm việc chính. Thứ hai, đồ cần dùng mỗi ngày lại bị đẩy ra xa tầm tay. Thứ ba, không có một chỗ cố định cho từng nhóm đồ.
Lấy một ví dụ quen thuộc: xấp hồ sơ đã xử lý xong vẫn nằm giữa bàn suốt ba tuần. Trong khi đó, cây bút bạn dùng cả buổi sáng lại phải đứng dậy lục ngăn kéo. Khi đồ không có vị trí rõ ràng, món nào cũng có xu hướng len vào chỗ của món khác. Lúc ấy bàn làm việc không còn là công cụ hỗ trợ mà trở thành nơi chất đống.
Nguyên tắc chia vùng cho bàn làm việc
Chia vùng nghĩa là coi mặt bàn như một tấm bản đồ, trong đó mỗi khu vực ứng với một tần suất sử dụng. Đồ càng dùng nhiều thì càng phải nằm gần tay bạn. Theo kinh nghiệm của đội ngũ, bạn nên chia mặt bàn thành ba vùng chính.
Vùng trung tâm là khoảng ngay trước mặt, nơi tay bạn chạm tới mà không phải với. Chỉ nên đặt ở đây những thứ dùng liên tục trong ngày, như máy tính hoặc sổ đang ghi chép. Nếu thêm nhiều đồ khác vào, bàn sẽ chật ngay lập tức.
Vùng tay thuận và vùng tay còn lại dành cho đồ hỗ trợ. Bút, kéo và băng keo nên nằm ở phía bàn tay bạn hay dùng. Người thuận tay phải thường để bút bên phải, người thuận tay trái thì ngược lại, miễn là không phải nghiêng người quá nhiều. Bạn có thể thử vài ngày rồi điều chỉnh theo thói quen thực tế của mình.
Vùng phía sau và ngăn kéo là nơi cất tài liệu chờ xử lý và đồ dự trữ. Đây là khu vực bạn ít phải chạm tới hơn. Một mẹo đơn giản: nếu một món đồ trong tuần này bạn không cần tới, nó không nên nằm ở vùng trung tâm.
Bước 1: Dọn sạch và loại bỏ đồ thừa
Trước khi sắp xếp, bạn cần biết mình đang có những gì. Hãy gom toàn bộ đồ trên bàn vào một chỗ, chẳng hạn một khay lớn, để nhìn tổng thể. Đội ngũ chúng tôi thường thấy nhiều người ngạc nhiên khi phát hiện mình có bảy, tám cây bút cùng loại, mà phần lớn đã khô mực từ lâu.
Sau đó, phân loại đồ thành ba nhóm: giữ lại, chuyển đi nơi khác và bỏ. Đồ hỏng và bút khô mực nên bỏ ngay, không cần suy nghĩ thêm. Đồ thuộc về người khác hoặc phòng ban khác thì trả lại đúng chủ, đừng để chúng nằm lẫn trên bàn của mình.
Đừng quên kiểm tra các món trùng lặp như bút, băng keo và kẹp giấy. Chúng tôi thường khuyên khách hàng chỉ giữ một hoặc hai món cho mỗi loại. Phần dư ra gần như chỉ làm bàn thêm rối.
Bước 2: Phân nhóm đồ theo tần suất sử dụng
Sau khi loại bỏ, phần đồ còn lại thường gọn hơn nhiều. Lúc này bạn nhóm chúng theo tần suất dùng, và chúng tôi thường tách thành ba tầng. Nhóm dùng mỗi ngày gồm bút, sổ tay, máy tính và điện thoại. Nhóm dùng vài lần mỗi tuần gồm kéo, dao rọc giấy và bấm kim. Nhóm cuối là hồ sơ lưu và tài liệu tham khảo, thường chỉ mở ra khi cần đối chiếu.
Nhóm đầu tiên đặt ở vùng trung tâm và vùng tay thuận. Nhóm thứ hai đẩy sang bên hoặc vào ngăn kéo gần nhất. Nhóm cuối cùng nên cất hẳn đi. Làm đúng theo thứ tự này, bàn của bạn sẽ thoáng ngay mà không cần mua thêm gì.
Bước 3: Chọn khay, hộp và giá đỡ phù hợp
Khay và hộp chỉ thực sự hữu ích khi bạn đã biết mình cần đựng gì. Chúng tôi từng gặp nhiều khách hàng mua khay trước rồi mới phân nhóm đồ, kết quả là mua thừa mà bàn vẫn bừa bộn. Hãy làm bước phân nhóm trước, rồi mới chọn phụ kiện.
Khay đựng bút nên có ngăn riêng để bút bi, bút gel và bút dạ không lẫn vào nhau. Giá đỡ màn hình giúp nâng màn hình lên, phần gầm trống ra để đặt tài liệu tạm. Hộp đựng có nhãn giúp bạn tìm đồ nhanh mà không phải mở từng cái một. Nếu bạn cần thêm gợi ý về bút viết, có thể tham khảo cách chọn bút viết cho văn phòng: bút bi, gel hay bút dạ để biết loại nào hợp với nhu cầu ghi chép hằng ngày.
Bước 4: Bố trí đồ theo thói quen thao tác
Đặt đồ đúng vị trí là chưa đủ, bạn còn phải đặt theo cách mình làm việc. Ví dụ, nếu bạn thường ghi chép xong rồi mới mở tài liệu, hãy để sổ ở giữa và tài liệu ở phía đối diện với tay ghi.
Đừng lấp kín mặt bàn. Giữ một khoảng trống nhỏ để đặt tài liệu tạm, vì bàn làm việc luôn cần một chỗ để xoay xở. Sắp đồ theo trình tự công việc cũng giúp bạn đỡ phải đảo tay liên tục trong ngày.
Chi phí tham khảo khi sắp xếp bàn làm việc
Bạn không cần đầu tư nhiều để có một bàn làm việc gọn. Mức giá tham khảo dưới đây giúp bạn ước lượng trước khi mua sắm, và bạn nên kiểm tra lại với nơi bán mình chọn.
Khay để bút và dụng cụ nhỏ thường nằm trong khoảng vài chục nghìn đến một trăm nghìn đồng. Giá đỡ màn hình đơn giản cao hơn một chút. Hộp đựng hồ sơ bằng nhựa rẻ hơn, phù hợp để mua theo bộ khi cần đồng bộ.
Điều quan trọng hơn con số là chọn đúng món cần thiết. Mua theo cảm hứng nhất thời thường khiến bàn thêm chật mà không giải quyết được vấn đề gốc.
Lỗi thường gặp khi sắp xếp bàn làm việc
Lỗi đầu tiên đội ngũ chúng tôi gặp rất nhiều là mua về một loạt khay nhưng vẫn để đồ bừa bộn. Khay chỉ là công cụ. Nếu không có thói quen cất đồ đúng chỗ, khay cũng nhanh chóng trở thành nơi chứa lộn xộn.
Lỗi thứ hai là không dọn định kỳ. Bàn gọn sau một buổi dọn có thể trở lại tình trạng cũ chỉ sau hai tuần. Lỗi cuối cùng là đặt đồ dùng hằng ngày quá xa tầm tay, khiến bạn phải đứng dậy liên tục và dần bỏ luôn thói quen cất đồ về chỗ.
Duy trì bàn làm việc gọn lâu dài
Bàn gọn không phải là việc làm một lần rồi xong. Chúng tôi khuyên khách hàng dành năm phút cuối ngày để trả đồ về đúng vị trí. Thói quen nhỏ này giữ bàn gọn hiệu quả hơn bất kỳ chiếc khay đắt tiền nào.
Mỗi tuần, hãy kiểm tra và dọn ngăn kéo một lần, loại bỏ đồ hỏng và bổ sung những gì còn thiếu. Khi công việc thay đổi, chẳng hạn có thêm một dự án mới, hãy điều chỉnh lại cách bố trí. Bàn làm việc nên thay đổi cùng bạn.
Sắp xếp hồ sơ và tài liệu trên bàn
Tài liệu là thứ dễ làm bàn rối nhất. Với tài liệu dùng thường xuyên, bìa lá hoặc bìa còng là lựa chọn gọn gàng. Bạn có thể tham khảo thêm cách chọn bìa còng và bìa lá cho hồ sơ văn phòng để biết kích thước và cơ cấu kẹp phù hợp với nhu cầu của mình.
Tài liệu đang chờ xử lý nên đặt trong một khay riêng ở vùng phía sau, tránh rải rác trên mặt bàn. Khi đã xử lý xong, chuyển sang tủ hoặc kệ lưu trữ để bàn chỉ còn những việc đang làm. Nếu bạn đang phân vân giữa các loại bìa, bài phân biệt bìa lá, bìa lỗ và bìa nút sẽ giúp bạn chọn nhanh hơn.
Câu hỏi thường gặp
Bàn làm việc nhỏ có sắp xếp gọn được không?
Được. Bàn càng nhỏ thì càng cần chia vùng rõ ràng. Chỉ giữ đồ dùng hằng ngày trên mặt bàn, phần còn lại đưa vào ngăn kéo hoặc giá đỡ phía trên.
Nên dọn bàn làm việc bao lâu một lần?
Đội ngũ bên mình khuyên dọn nhanh mỗi ngày trong năm phút và dọn sâu mỗi tuần một lần. Dọn sâu bao gồm kiểm tra ngăn kéo và loại bỏ đồ hỏng.
Có nên để đồ cá nhân như cây cảnh trên bàn không?
Có, nhưng nên đặt ở góc xa tay làm việc chính. Một chậu cây nhỏ giúp không gian dễ chịu hơn, miễn là đừng để nó chiếm vùng trung tâm.
Làm sao giữ bàn gọn khi làm việc nhóm dùng chung?
Hãy thống nhất một khu vực chung cho đồ dùng dùng chung như bút, kẹp giấy và băng keo. Mỗi người giữ phần bàn riêng của mình, và trả đồ chung về đúng chỗ sau khi dùng.
Nếu chỉ nhớ một điều từ bài này, hãy bắt đầu bằng việc chia mặt bàn thành các vùng theo tần suất dùng. Làm xong việc đó trong tuần này, bạn sẽ thấy khác biệt ngay trong công việc hằng ngày.