Vì sao cuối tháng quỹ tiền mặt hay lệch vài trăm nghìn?
Ở nhiều văn phòng nhỏ, người kiêm hành chính thường cũng là người giữ quỹ. Đội ngũ bên mình gặp tình huống này khá thường xuyên. Đến cuối tháng đếm lại thì thiếu vài trăm nghìn, và không ai nhớ chắc tiền đã đi đâu.
Nguyên nhân hiếm khi là gian lận. Phần lớn chỉ là những khoản rất nhỏ: mua giấy in, tạm ứng taxi, nước uống cho khách, một tờ biên lai mua bút lông bảng. Từng khoản không đáng kể. Cộng dồn cả tháng thì thành con số lớn. Nếu không ghi ngay, chỉ vài ngày sau chính người chi cũng quên.
Vì vậy, điều đầu tiên chúng tôi khuyên là coi quỹ tiền mặt như một quy trình có sổ sách rõ ràng. Đừng để nó nằm trong một ngăn kéo chung chung mà ai cũng lấy được.
Đặt hạn mức tồn quỹ cho rõ ràng
Quỹ tiền mặt nên có một mức tồn cố định. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, mức này chỉ cần đủ chi vặt trong một đến hai tuần. Giữ nhiều hơn vừa tăng rủi ro, vừa khó kiểm soát, lại dễ tạo tâm lý chi tiêu tuỳ tiện.
Với doanh nghiệp từ 5 đến 20 người, mức vài triệu đến vài chục triệu thường là hợp lý, tuỳ tần suất chi. Khoản nào lớn hơn ngưỡng đó nên chuyển khoản. Chuyển khoản để lại dấu vết ngân hàng. Tiền mặt thì chỉ còn dấu vết trên sổ ghi.
Sổ quỹ không cần phức tạp, nhưng phải đủ cột
Sổ quỹ không cần phần mềm đắt tiền. Một cuốn sổ tay hoặc bảng tính đơn giản là đủ, miễn có đủ bốn cột: ngày, nội dung, người nhận, chứng từ. Lỗi phổ biến nhất chúng tôi gặp là thiếu cột chứng từ. Khi cần đối chiếu sau vài tuần, không ai chứng minh được khoản chi đó là gì.
Cuối ngày, bạn nên đếm tiền thực tế rồi đối chiếu với sổ. Cuối tuần đối chiếu thêm một lần. Việc này mất khoảng mười phút, nhưng giúp phát hiện sai lệch khi chúng còn nhỏ và dễ truy về nguyên nhân.
Phân quyền: đừng để một người nắm hết
Nguyên tắc đơn giản nhất là không để một người nắm toàn bộ quy trình, từ rút tiền, giữ chìa đến ghi sổ. Với khoản chi lớn, nên có hai người cùng xác nhận: một người thực hiện rút, một người ký duyệt. Khi hai người cùng giữ quyền, sai sót thầm lặng khó xảy ra hơn nhiều.
Khi có nhân viên nghỉ việc, cần thu hồi chìa khoá và đổi mã ngay trong ngày. Đây là việc bị bỏ sót khá nhiều. Chúng tôi từng gặp trường hợp mã cũ vẫn còn hiệu lực hàng tháng sau khi người rời đi đã không còn liên quan gì đến công ty.
Nơi cất quỹ: ngăn kéo khoá hay két chuyên dụng
Ngăn kéo bàn làm việc có khoá thường chưa đủ an toàn. Một cú cạy nhẹ là mở được, và ngăn kéo cũng dễ bị lục khi văn phòng vắng người. Với tiền mặt, con dấu và hợp đồng bản gốc, bạn nên cân nhắc một chiếc két nhỏ chuyên dụng. Két giúp tách biệt tài sản và bảo vệ tốt hơn nhiều, dù chi phí cao hơn ngăn kéo.
Chọn két cho văn phòng 5 đến 20 người
Khi chọn, bạn nên xem ba điểm chính. Thứ nhất là dung tích vừa đủ cho quỹ, con dấu và giấy tờ quan trọng, không cần loại quá lớn. Thứ hai là khe nhét tiền, giúp bỏ tiền vào mà không phải mở toàn bộ cửa. Thứ ba là khoá điện tử có nhật ký mở, cho biết ai mở két và vào lúc nào.
Giá két nhỏ phổ biến dao động từ vài triệu đến hơn chục triệu, tuỳ dung tích và độ dày thân. Bạn nên mua ở nơi có hoá đơn, bảo hành và hỗ trợ lắp đặt. Két khá nặng, lắp sai có thể làm hỏng sàn hoặc gây nguy hiểm khi di chuyển. Trước khi quyết định, bạn có thể tham khảo thêm các dòng website chuyên về két sắt để so sánh.
- Dung tích: đủ cho quỹ tối đa cộng giấy tờ quan trọng.
- Khe nhét tiền: tiện bỏ tiền mà không lộ mã.
- Khoá điện tử: có nhật ký mở và dễ đổi mã khi nhân sự thay đổi.
Bảo quản con dấu và hợp đồng bản gốc
Con dấu và hợp đồng bản gốc nên để trong két, nhưng cần tách khu vực với tiền. Khi cần lấy dấu gấp, người ta rất dễ lấy nhầm tiền hoặc ngược lại. Một khay riêng bên trong két là đủ để tránh chuyện này.
Bản gốc nên được phô tô hoặc scan, lưu một bản dự phòng ở nơi khác. Nếu két bị cháy hoặc thất lạc, bạn vẫn có căn cứ để làm lại giấy tờ mà không mất quá nhiều thời gian. Với hồ sơ cần lưu lâu, bạn có thể tham khảo bìa còng hay bìa lá loại nào hợp lưu hồ sơ dài hạn để sắp xếp bản in gọn gàng trước khi cất vào két.
Những lỗi hay gặp khi quản lý tiền mặt
Chúng tôi thấy có hai lỗi lặp đi lặp lại. Lỗi đầu tiên là để mã khoá ở nơi ai cũng đọc được, như dán trên tường hay ghi trong sổ tay đặt cạnh bàn. Lỗi thứ hai là không kiểm quỹ định kỳ vì quá tin người giữ quỹ.
Tin tưởng là cần thiết, nhưng kiểm tra vẫn cần thiết. Việc kiểm quỹ không nhằm nghi ngờ ai. Nó giúp cả người giữ quỹ lẫn ban lãnh đạo yên tâm, vì mọi con số đều có căn cứ rõ ràng. Ngoài ra, nên trang bị thêm dụng cụ như chọn keo và dao rọc giấy an toàn cho văn phòng để việc đóng gói chứng từ diễn ra gọn gàng, nhanh chóng.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng nhỏ có cần két riêng không?
Nếu quỹ tiền mặt và giấy tờ quan trọng thường xuyên có mặt tại văn phòng, bạn nên có két riêng. Với quy mô nhỏ, một chiếc két nhỏ là đủ, không cần loại lớn và đắt tiền.
Mỗi ngày nên kiểm quỹ vào lúc nào?
Chúng tôi khuyên kiểm vào cuối giờ làm việc, khi các khoản chi trong ngày đã được ghi nhận đầy đủ. Đối chiếu thêm một lần vào cuối tuần để chắc chắn không khoản nào bị bỏ sót.
Mất chìa hoặc quên mã két thì xử lý thế nào?
Trước hết đừng cố mở bằng cách cạy phá, vì dễ làm hỏng két và phát sinh thêm chi phí. Hãy liên hệ đơn vị bán hoặc thợ khoá có chuyên môn, họ có thể mở và đổi khoá an toàn hơn nhiều.
Tiền mặt trong két có cần bảo hiểm không?
Nhiều đơn vị bảo hiểm có gói riêng cho tiền mặt tại văn phòng. Bạn nên hỏi kỹ điều kiện bồi thường, đặc biệt là yêu cầu về loại két và nơi cất giữ, vì nhiều hợp đồng chỉ chi trả khi đáp ứng đúng các điều kiện này.