Vì sao chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm không nên chỉ nhìn vào giá?
Bạn có bao giờ so báo giá xong rồi chọn ngay đơn vị rẻ nhất chưa? Chúng tôi từng làm vậy ở những ngày đầu tư vấn cho các văn phòng, và rồi nhận ra một điều khá đơn giản. Đơn giá thấp không đồng nghĩa với việc công việc của bạn trơn tru. Một nhà cung cấp rẻ nhưng hay trễ hàng thì sớm muộn cũng khiến phòng hành chính đau đầu.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ, một đối tác tốt là người giúp việc mua sắm diễn ra đều đặn và ít phát sinh. Vì vậy, bạn nên nhìn cùng lúc ba khía cạnh: chất lượng hàng, cách giao nhận và độ tin cậy lâu dài. Phần dưới đây là bảy tiêu chí chúng tôi vẫn dùng khi tư vấn cho khách, kèm những điểm thường bị bỏ qua.
Một tình huống chúng tôi gặp: chọn sai đối tác tốn hơn chênh lệch giá
Có một văn phòng từng hết giấy in đúng giữa đợt báo cáo cuối quý. Nhân viên phải chạy mua lẻ ở cửa hàng với giá gần gấp đôi. Thời gian mất đi, tiền phải chi thêm, và cả nhóm làm việc trong không khí căng thẳng. Khi cộng tất cả lại, khoản này đắt hơn nhiều so với số tiền tiết kiệm được lúc đầu.
Hàng kém chất lượng cũng sinh ra chi phí ẩn. Bút khô mực giữa chừng, giấy kẹt máy in, bìa hồ sơ rách sau vài tháng sử dụng. Mỗi lỗi nhỏ đều kéo theo thời gian xử lý, và thường xảy ra đúng lúc người ta bận nhất.
Đổi nhà cung cấp giữa chừng lại là một rắc rối khác. Đơn cũ chưa khớp, công nợ còn treo, hóa đơn lệch kỳ. Kế toán phải đối chiếu lại từ đầu, và đó là việc không ai muốn làm.
Tiêu chí đầu tiên: chất lượng phải đồng đều qua từng đợt nhập
Lần mua đầu tiên hàng tốt chưa đủ để kết luận. Điều quan trọng hơn là những lần sau, hàng cùng mã có còn giống nhau không. Giấy in định lượng 70gsm hôm nay phải đúng 70gsm tháng sau. Nếu không, máy in cho ra kết quả khác đi, bạn buộc phải điều chỉnh liên tục, vừa mất thời gian vừa lãng phí mực.
Hãy hỏi rõ nguồn gốc và thương hiệu của từng mặt hàng. Đồng thời, đề nghị dùng thử mẫu trước khi đặt số lượng lớn. Một nhà cung cấp tự tin vào hàng của mình thường sẵn lòng làm việc này. Ngược lại, nếu họ lưỡng lự khi nghe yêu cầu mẫu, đó là lúc bạn nên dừng lại và cân nhắc thêm.
Giao hàng đúng lịch và khả năng xử lý khi gấp
Thực tế có hai nhu cầu khác nhau cần tách bạch. Nhu cầu thứ nhất là mua định kỳ, chẳng hạn giấy in và mực đầu mỗi tháng. Nhu cầu thứ hai là phát sinh đột xuất, như buổi họp khách hàng bất ngờ cần in gấp một tập tài liệu.
Với nhu cầu định kỳ, lịch giao cố định giúp bạn đỡ phải theo dõi tồn kho bằng tay. Với nhu cầu đột xuất, hãy hỏi xem họ có giao trong ngày không và ai là người nhận đơn. Đầu mối liên hệ rõ ràng quan trọng hơn bạn nghĩ. Lúc gấp, người ta cần gọi là có người bắt máy ngay, chứ không phải chờ chuyển máy qua nhiều bộ phận.
Nên gom nhu cầu về một đầu mối
Nhiều đơn vị mua giấy ở chỗ này, bút ở chỗ khác, bìa hồ sơ ở chỗ thứ ba. Nghe thì linh hoạt, nhưng việc đối chiếu hóa đơn và công nợ rất mệt. Một nhà cung cấp có danh mục đủ rộng, từ giấy, bút, dụng cụ đến vật tư lưu trữ, cho phép bạn gom đơn một lần. Ngân sách nhờ vậy cũng dễ kiểm soát hơn.
Chúng tôi thường khuyên khách chọn một đối tác chính cho phần lớn nhu cầu, và giữ thêm một đầu mối dự phòng cho những mặt hàng quan trọng. Làm vậy vừa gọn, vừa không bị đứng hình khi đối tác chính gặp sự cố. Nếu đang phân vân về các loại bìa hồ sơ, bạn có thể tham khảo bìa còng hay bìa lá loại nào hợp lưu hồ sơ dài hạn để biết nên ưu tiên loại nào cho kho hồ sơ của mình.
Đổi trả và hóa đơn: phần ít ai hỏi trước khi mua
Hàng lỗi, sai mẫu hay móp méo khi vận chuyển là chuyện khó tránh hẳn. Điều cần hỏi trước là họ xử lý trong bao lâu và ai là người chịu trách nhiệm. Quy trình càng rõ ràng, bạn càng ít mất thời gian khi có sự cố.
Hóa đơn đầy đủ cũng là yếu tố không thể bỏ qua, nhất là với doanh nghiệp và trường học. Nếu nhà cung cấp không xuất được hóa đơn hợp lệ, việc quyết toán cuối kỳ sẽ rất vất vả. Hãy xác nhận điều này ngay từ đầu, đừng đợi đến lúc cần mới hỏi.
Nhà cung cấp tốt là người biết hỏi lại trước khi bán
Một người bán có kinh nghiệm thường không vội chốt đơn. Họ sẽ hỏi số nhân sự, lượng in mỗi tháng và loại giấy đang dùng để tư vấn đúng định mức. Nếu ai hỏi cũng được báo cùng một mức hàng và cùng một cách làm, đó có thể là dấu hiệu họ đang bán theo quán tính.
Khả năng điều chỉnh số lượng cũng đáng xem xét. Khi công ty tăng hoặc giảm nhân sự, nhu cầu văn phòng phẩm thay đổi theo. Hãy chọn đối tác cho phép điều chỉnh định mức mà không phải ký lại toàn bộ hợp đồng, vì quy mô văn phòng biến động là chuyện bình thường.
Độ tin cậy lâu dài và cách đọc điều khoản thanh toán
Thời gian hoạt động và số khách hàng doanh nghiệp đang phục vụ phản ánh phần nào độ ổn định. Một đơn vị đã đồng hành với nhiều trường học và công ty thường có quy trình làm việc rõ ràng hơn. Bạn có thể hỏi về các khách hàng tiêu biểu hoặc tìm đọc phản hồi thực tế từ người đã mua.
Điều khoản thanh toán cũng cần đọc kỹ. Phí phát sinh, chiết khấu và thời hạn công nợ nên được ghi đầy đủ trong báo giá. Nếu những điều này chỉ được nói miệng, hãy yêu cầu ghi thành văn bản để tránh tranh cãi về sau.
Cách đánh giá nhanh trước khi ký hợp đồng lớn
Đừng ký hợp đồng lớn ngay từ đầu. Hãy đặt thử một đơn nhỏ, rồi theo dõi thời gian giao và chất lượng hàng thực tế. Sau vài đơn, bạn sẽ biết họ có làm đúng lời hay không.
Khi so báo giá, đừng chỉ nhìn đơn giá từng món. Hãy cộng cả phí giao, thời gian chờ và dịch vụ hậu mãi. Một báo giá cao hơn chút nhưng giao đúng lịch và đổi trả nhanh có thể tiết kiệm hơn về tổng thể. Khi so thông số hàng hóa, bạn cũng nên đối chiếu kỹ, và có thể đọc thêm cách chọn định lượng giấy A4 phù hợp để biết nên so những thông số nào.
Những dấu hiệu nên cảnh giác
Báo giá thấp bất thường so với mặt bằng thị trường thường đi kèm hàng kém chất lượng. Đây là điều chúng tôi gặp khá thường xuyên. Trong trường hợp này, hãy yêu cầu mẫu thử trước khi quyết định, đừng để giá rẻ làm mất đi sự thận trọng cần có.
Một dấu hiệu khác là không cung cấp hóa đơn hay chứng từ rõ ràng. Chính sách giao hàng và đổi trả chỉ nói miệng, không có văn bản, cũng nên là lý do để bạn dừng lại và xem xét kỹ hơn.
Câu hỏi thường gặp
Nên chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm theo giá hay theo dịch vụ?
Theo cả hai, nhưng dịch vụ nên được ưu tiên hơn. Chênh lệch giá vài phần trăm không đáng kể nếu hàng lỗi và giao trễ làm công việc bị đình trệ. Hãy coi giá là một trong nhiều tiêu chí, không phải tiêu chí quyết định duy nhất.
Doanh nghiệp nhỏ có nên ký hợp đồng định kỳ không?
Có, nếu nhu cầu đều đặn. Hợp đồng giúp bạn có giá ổn định và lịch giao rõ ràng. Chỉ cần thỏa thuận lại định mức khi quy mô thay đổi là đủ.
Làm sao biết một nhà cung cấp có uy tín?
Hỏi họ về các khách hàng đang phục vụ, đọc phản hồi thực tế và đặt thử đơn nhỏ. Uy tín thường thể hiện ở việc giữ đúng cam kết ngay từ những đơn đầu tiên.
Có nên mua từ nhiều nhà cung cấp để tiết kiệm không?
Thường thì không. Chia nhỏ đầu mối làm tăng công đối chiếu và dễ sai sót. Một đối tác chính kèm một đầu mối dự phòng cho mặt hàng quan trọng thường là cách cân bằng hợp lý.
Hàng lỗi khi giao thì cần làm gì để được đổi nhanh?
Chụp ảnh tình trạng hàng ngay khi nhận, ghi chú lên phiếu giao và báo cho đầu mối trong ngày. Hỏi trước quy trình đổi trả để biết ai xử lý và trong bao lâu. Như vậy khi có chuyện, bạn sẽ không phải loay hoay.