Nếu công ty bạn vẫn đang mua giấy in, bút bi hay băng keo kiểu hết đâu mua đó, rất có thể bạn đang trả giá cao hơn mức cần thiết. Đội ngũ bên mình gặp khá nhiều văn phòng rơi vào tình trạng này: ai cần gì thì ra cửa hàng gần nhất. Cuối tháng nhìn lại hóa đơn mới thấy văn phòng phẩm đã phình ra không ít. Mua sỉ văn phòng phẩm là cách gom nhu cầu lại thành số lượng lớn để đổi lấy đơn giá tốt hơn. Tuy nhiên, mua sỉ không phải lúc nào cũng có lợi, nên bài này sẽ giúp bạn nhận ra thời điểm phù hợp và cách mặc cả để không bị thiệt.
Mua sỉ văn phòng phẩm là gì và khi nào thực sự đáng làm?
Nói dễ hiểu, mua sỉ là mua một lần với số lượng lớn, đổi lại nhà cung cấp chịu giảm giá trên từng đơn vị. Chúng tôi hay lấy ví dụ một ream giấy A4 mua lẻ có thể đắt hơn đáng kể so với khi mua cả thùng bốn ream. Phần chênh lệch ấy không phải ngẫu nhiên. Nó phản ánh chi phí đóng gói, vận chuyển và xử lý đơn hàng nhỏ lẻ mà nhà cung cấp đã cộng dồn vào giá.
Mua sỉ thường hợp lý khi công ty có nhu cầu đều đặn và bạn đoán được mức tiêu thụ. Ngược lại, đơn vị nhỏ, nhu cầu thất thường hoặc chưa rõ mình dùng bao nhiêu thì mua lẻ vẫn ổn hơn. Đội ngũ từng gặp một văn phòng mua cả thùng bút gel vì thấy rẻ, rồi để nằm kho gần hai năm vì nhân viên đã chuyển sang dùng bút bi. Đó không phải tiết kiệm, mà chỉ là vốn bị đọng.
Những dấu hiệu cho thấy công ty nên chuyển sang mua sỉ
Thông thường, công ty bắt đầu cần đổi cách mua khi có người than phiền chi phí văn phòng phẩm tăng mà không ai biết tiền đi đâu. Hóa đơn tháng này cao hơn tháng trước, nhưng chẳng ai đứng ra gom lại để nhìn tổng thể. Khi rơi vào tình huống đó, nên lập một bảng theo dõi đơn giản để thấy rõ đang tiêu hao những gì.
Dấu hiệu khác dễ nhận ra hơn là nhân viên phải thường xuyên rời bàn đi mua lẻ giữa giờ làm việc. Việc này nghe nhỏ, nhưng mỗi lần một người mất nửa tiếng là một khoản thời gian bị cuốn đi. Khi giấy, bút, băng keo tiêu thụ ổn định theo quý, đó là tín hiệu rõ ràng để đặt hàng theo lô.
Phân loại nhu cầu để chia nhóm hàng cần mua sỉ
Không phải món nào cũng nên mua sỉ theo cùng một cách. Đội ngũ bên mình thường chia hàng thành ba nhóm để dễ quản lý:
- Nhóm tiêu hao nhanh: giấy in, bút bi, băng keo, bút lông bảng.
- Nhóm dùng lâu: kéo, dao rọc giấy, bấm kim, bảng viết, bìa hồ sơ.
- Nhóm theo phòng ban: kế toán, hành chính và kinh doanh thường có nhu cầu khác nhau, nên đôi khi cần đặt riêng từng bên.
Nhóm tiêu hao nhanh là nơi mua sỉ đem lại lợi ích rõ nhất, vì hàng luôn được dùng hết trong chu kỳ ngắn. Nhóm dùng lâu thì nên mua theo nhu cầu thực tế, bởi hàng ít hao hụt, mua quá nhiều chỉ làm tiền nằm im. Khi đã chia nhóm rõ ràng, bạn sẽ thấy việc đặt hàng bớt rối hẳn, và người phụ trách mua sắm cũng dễ giải thích với ban lãnh đạo hơn.
Cách tính mức tồn kho và số lượng đặt hợp lý
Muốn đặt đúng số lượng, bạn cần một con số làm căn cứ. Cách đơn giản nhất là lấy mức tiêu thụ trung bình của ba tháng gần nhất. Ví dụ, nếu trong ba tháng vừa rồi công ty dùng khoảng 60 ream giấy, thì mức trung bình mỗi tháng là 20 ream. Từ đó, nhân với số tháng của chu kỳ đặt hàng sẽ ra số lượng cần mua.
Nên để dự phòng khoảng 10 đến 15% cho các đợt tăng đột biến, chẳng hạn mùa cuối năm, khi có hội thảo hay tuyển dụng. Tuy vậy, đừng đặt quá nhiều các mặt hàng dễ hỏng hoặc khó bảo quản như mực và keo dán. Mực để lâu có thể khô, keo để chỗ ẩm có thể mất độ dính. Mua sỉ đúng cách là mua vừa đủ dùng trong một chu kỳ, không phải mua cho cả năm trong một lần.
Tính thử chi phí mua sỉ và mua lẻ với một ví dụ cụ thể
Giả sử một công ty khoảng 30 nhân viên, mỗi tháng dùng khoảng 20 ream giấy A4. Nếu mua lẻ từng ream, đơn giá có thể vào khoảng 75.000 đồng. Khi mua theo thùng bốn ream, đơn giá có thể giảm xuống quanh 65.000 đồng. Con số này chỉ để minh họa cách tính, bạn vẫn cần đối chiếu báo giá thực tế của nhà cung cấp.
Nếu nhìn riêng đơn giá, chênh lệch chỉ là vài chục nghìn mỗi ream. Nhưng đừng quên chi phí thời gian. Nếu một người mất khoảng 40 phút mỗi lần đi mua lẻ, tính theo lương và phần công việc bị gián đoạn, khoản đó có thể lớn hơn tiền giảm giá. Vì vậy, đội ngũ bên mình luôn khuyên tính tổng chi phí thực, không chỉ nhìn đơn giá trên hóa đơn.
Khi nào nên thương lượng giá và những điểm cần đưa ra
Trước khi hỏi giá, bạn nên chuẩn bị số liệu. Nhà cung cấp sẽ dễ chiết khấu hơn khi bạn có con số cụ thể, ví dụ tổng nhu cầu ước tính trong năm hoặc theo từng quý. Con số này cho thấy bạn là khách hàng đều đặn, chứ không phải người mua một lần rồi biến mất.
Khi làm việc với nhà cung cấp, hãy hỏi về chiết khấu theo khối lượng, chính sách giao hàng định kỳ và thời hạn thanh toán. Thời hạn thanh toán đôi khi quan trọng không kém giá. Được trả chậm vài tuần cũng là một lợi ích tài chính thật sự. Đừng chốt ngay báo giá đầu tiên, nên so sánh ít nhất hai đến ba nhà cung cấp để biết mức giá nào hợp lý trên thị trường.
Mẹo thương lượng giá và điều khoản với nhà cung cấp
Một mẹo đội ngũ hay dùng là yêu cầu bảng giá theo bậc số lượng thay vì một mức cố định. Mua nhiều hơn thì đơn giá giảm theo từng bậc, và bạn tự chọn được mức phù hợp với ngân sách. Cách này cũng giúp bạn thấy rõ nên mua thêm bao nhiêu thì mới có lợi thật sự.
Ngoài giá, hãy đàm phán thêm các điều khoản như đổi trả hàng lỗi và hỗ trợ giao gấp khi cần. Những điều này đôi khi có giá trị hơn vài phần trăm giảm giá, vì hàng lỗi gây mất thời gian rất nhiều. Đừng quên ghi rõ đơn giá, quy cách và thời gian giao vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, bởi thỏa thuận miệng rất dễ phát sinh tranh cãi về sau.
Lựa chọn nhà cung cấp và xây dựng quy trình đặt hàng nội bộ
Nên ưu tiên đơn vị có danh mục đầy đủ để gom đơn một lần thay vì đặt rải rác nhiều nơi. Ít đầu mối hơn nghĩa là ít giao dịch hơn, dễ kiểm soát hơn và thường có lợi thế về giá. Với các nhóm hàng chuyên biệt như bìa hồ sơ hay bảng viết, bạn có thể tham khảo thêm bìa còng hay bìa lá loại nào hợp lưu hồ sơ dài hạn để chọn đúng quy cách trước khi đặt số lượng lớn.
Bên trong công ty, nên phân công một người đầu mối đặt hàng và một người kiểm tra nhập kho. Khi cả hai việc nằm trong tay một người, sai sót dễ lọt mà không ai phát hiện. Lưu lại lịch sử đặt hàng cũng rất hữu ích. Sau vài quý, bạn sẽ thấy rõ giá nào đang tốt hơn và nhà cung cấp nào giao đúng hẹn. Đây là dữ liệu quý để lần sau thương lượng.
Những sai lầm hay gặp khi mua sỉ văn phòng phẩm
Sai lầm phổ biến nhất là mua quá nhiều vì bị hấp dẫn bởi giá sỉ, trong khi nhu cầu thực tế không có. Hàng nằm kho lâu có thể hết hạn hoặc hư hỏng, và khi đó khoản tiết kiệm biến thành thất thoát. Trước khi bấm nút đặt, hãy tự hỏi món này tháng sau có ai dùng không.
Một sai lầm khác là chỉ chọn hàng rẻ nhất. Giấy kém chất lượng dễ kẹt máy in, bút chóng khô khiến nhân viên phải mua lại liên tục. Cuối cùng tổng chi phí còn cao hơn. Đừng quên kiểm tra hạn dùng và điều kiện bảo quản của hàng tiêu hao, nhất là mực, keo dán và các loại có chất lỏng.
Câu hỏi thường gặp
Mua sỉ văn phòng phẩm tối thiểu bao nhiêu thì có lợi?
Không có con số chung cho mọi công ty. Thông thường, khi bạn mua theo lốc hoặc thùng và số lượng đó dùng được trong vòng một đến ba tháng, việc mua sỉ bắt đầu có lợi. Hãy so sánh đơn giá lẻ với đơn giá sỉ, rồi trừ thêm chi phí thời gian để xác định.
Công ty nhỏ có nên mua sỉ hay chỉ nên mua lẻ?
Công ty nhỏ vẫn có thể mua sỉ, nhưng nên chọn các mặt hàng tiêu hao đều như giấy in và bút. Với những món ít dùng thì mua lẻ vẫn hợp lý. Đừng vì giá sỉ mà ôm hàng không dùng đến.
Làm sao biết báo giá sỉ của nhà cung cấp có hợp lý?
Cách tốt nhất là xin báo giá từ ít nhất hai đến ba nhà cung cấp cho cùng một danh mục và cùng số lượng. Nếu một bên chênh lệch quá nhiều, hãy hỏi lý do, chẳng hạn về quy cách, chất lượng hay chi phí vận chuyển. Trước khi so giá giấy, bạn cũng nên hiểu rõ định lượng và độ trắng, và có thể tham khảo cách chọn giấy in photo theo định lượng và độ trắng. Tham khảo thêm nguồn tin kinh tế tiêu dùng cũng giúp bạn có góc nhìn rộng hơn về biến động giá.
Có nên mua sỉ theo quý hay theo năm để tiết kiệm hơn?
Mua theo quý thường là lựa chọn cân bằng nhất cho đa số công ty. Mua theo năm có thể giá tốt hơn, nhưng đòi hỏi dự báo chính xác và kho chứa phù hợp. Nếu nhu cầu thay đổi nhiều, mua theo quý sẽ an toàn hơn.
Mua sỉ không phải là cách tiết kiệm tức thì cho mọi trường hợp, mà là một thói quen quản lý. Bắt đầu bằng việc theo dõi mức tiêu thụ trong vài tháng, chia nhóm hàng cho rõ ràng, rồi mới thương lượng giá. Khi đã có số liệu trong tay, bạn sẽ thấy chọn đúng thời điểm và đúng số lượng tiết kiệm được nhiều hơn bạn nghĩ. Nếu cần tham khảo thêm, bạn có thể xem cách chọn định lượng giấy A4 phù hợp trước khi chốt đơn.