Nếu bạn phụ trách hành chính văn phòng, chắc đã quen cảnh thùng rác cạnh máy in đầy những tờ in sai, in nháp rồi bỏ đi. Đó là khoản tiền trôi đi mà ít ai để ý. Đội ngũ bên mình viết bài này để chia sẻ cách giảm lãng phí giấy in bằng việc thiết lập máy in đúng và điều chỉnh vài thói quen đơn giản, không cần đầu tư lớn.
Vì sao văn phòng 20 người vẫn lãng phí giấy in mỗi tháng?
Lãng phí giấy in hiếm khi đến từ một lần in lớn. Thường nó đến từ hàng chục lần in nhỏ mỗi ngày. Trong quá trình làm việc với nhiều văn phòng, chúng tôi thấy ba lỗi lặp đi lặp lại. Đó là in nhầm trang, in nháp không cần thiết và in trùng một file nhiều lần vì quên mình đã gửi lệnh sang máy nào.
Thử tính nhanh một chút. Mỗi người in khoảng 30 tờ mỗi ngày, tức khoảng 600 tờ mỗi tháng. Nếu 20 người làm vậy, con số lên tới 12.000 tờ. Cộng thêm mực và điện để máy chạy, chi phí dễ vượt vài triệu đồng mỗi tháng, tùy quy mô và loại máy. Đây chỉ là con số tham khảo, bạn nên đối chiếu lại với hóa đơn thực tế của công ty.
Dấu hiệu dễ nhận nhất là thùng giấy vụn đầy nhanh hơn bình thường. Hộp mực cũng hết sớm hơn dự kiến. Nếu gặp cả hai, đó là lúc nên xem lại thói quen in ấn.
Dấu hiệu cần xem lại ngay
Đừng đợi đến cuối quý mới kiểm tra. Hãy để ý thùng giấy nháp và lịch thay mực. Nếu hai thứ này thay đổi bất thường, nguyên nhân thường nằm ở cách cài đặt máy hoặc cách mọi người gửi lệnh in.
Thiết lập mặc định trên máy in: cách đơn giản mà hiệu quả nhất
Phần lớn người dùng không bao giờ đổi cài đặt mặc định của máy in, nên máy vẫn in một mặt, in màu và khổ lớn. Chỉnh một lần trên driver là đủ để tiết kiệm đều cho cả văn phòng, không ai phải nhớ thao tác mỗi lần bấm in.
Bước đầu tiên là bật in hai mặt tự động (duplex) làm mặc định. Với tài liệu nội bộ, in hai mặt giúp giảm gần một nửa số tờ. Tiếp theo, hãy chọn chế độ in nháp (draft hoặc EcoPrint) cho bản thảo và bản kiểm tra. Chữ vẫn đọc được, nhưng mực tiêu thụ ít đi rõ rệt.
Cuối cùng, đặt mặc định là đen trắng và chỉ đổi sang màu khi thật sự cần, chẳng hạn biểu đồ hay hợp đồng có logo. Nhiều văn phòng vẫn in màu cho những tài liệu chỉ có chữ. Cách làm đó vừa tốn mực vừa chậm, và đây là khoản chúng tôi thường thấy bị bỏ qua nhất.
Chọn máy in phù hợp để tiết kiệm về lâu dài
Khi mua máy mới, đừng chỉ nhìn giá máy. Hãy hỏi chi phí cho mỗi trang in, vì đó mới là khoản bạn trả mỗi ngày. Máy laser thường có chi phí trên mỗi trang thấp hơn máy phun mực khi in khối lượng lớn. Ngược lại, máy phun mực hợp với văn phòng in ít nhưng thỉnh thoảng cần in màu.
Nên ưu tiên máy có sẵn in hai mặt và chế độ tiết kiệm mực. Về mực, bạn có thể chọn hộp chính hãng hoặc hộp tương thích đã được kiểm định. Hộp kém chất lượng dễ gây nhòe chữ và kẹt giấy, khiến phải in lại. Khi đó số tiền tiết kiệm được lại mất đi vì phải in thêm lượt.
Thói quen làm việc giúp giảm in không cần thiết
Cài đặt máy đúng mới chỉ là một nửa. Nửa còn lại nằm ở cách mọi người làm việc. Có những tài liệu được in ra chỉ để ký rồi scan lại, trong khi hoàn toàn có thể phê duyệt trực tiếp trên file.
Hãy khuyến khích chuyển tài liệu sang dạng điện tử, ký số hoặc ký trên file PDF khi có thể. Với những bản bắt buộc phải in, yêu cầu người dùng xem bản xem trước (print preview) trước khi bấm in. Họ cần kiểm tra lề, số trang và lỗi chính tả. Vài giây thao tác này tránh được cả chục tờ in hỏng.
Mặt sau của những tờ đã in một mặt vẫn dùng được. Bạn có thể đặt một khay riêng để nhân viên lấy giấy nháp, dùng cho ghi chú hoặc in bản thảo nội bộ. Biện pháp này nhỏ nhưng dễ triển khai nhất.
Quản lý in ấn tập trung bằng hạn mức và theo dõi số trang
Khi nhiều người cùng dùng một máy mà không ai biết mình in bao nhiêu, lãng phí rất khó kiểm soát. Giải pháp là cấp tài khoản in riêng cho từng phòng ban, mỗi tài khoản có một hạn mức số trang trong tháng. Máy sẽ thông báo khi gần chạm ngưỡng.
Phần lớn máy in văn phòng hiện nay đều có tính năng báo cáo số trang theo người dùng hoặc theo máy. Bạn chỉ cần bật lên và xem báo cáo mỗi tháng. Nếu thấy một phòng in gấp đôi các phòng khác, đó là tín hiệu để hỏi xem có phải do công việc thật sự hay do thói quen chưa tốt.
Đặt hạn mức không nhằm cấm đoán, mục tiêu là để mọi người có ý thức. Khi cần in nhiều hơn, họ có lý do rõ ràng để được duyệt.
Chọn giấy in phù hợp để giảm hao phí và lỗi in
Giấy 70gsm là loại phổ biến nhất cho tài liệu văn phòng thông thường. Giấy 80gsm dày hơn, ít bị lộ mực khi in hai mặt và cho cảm giác chắc tay hơn, nhưng giá nhỉnh hơn đôi chút. Với tài liệu in hai mặt nhiều, 80gsm thường đáng tiền hơn vì giảm tình trạng chữ mặt sau hiện xuyên qua. Bạn có thể tham khảo thêm giấy A4 định lượng nào phù hợp để so sánh kỹ hơn.
Nên mua giấy theo số lượng lớn để có đơn giá tốt hơn, nhưng đừng mua quá nhiều đến mức giấy bị ẩm hoặc quá hạn. Giấy để nơi ẩm dễ cong, gây kẹt máy, mà mỗi lần kẹt lại là một lần phải in lại.
Đừng tiết kiệm bằng cách mua giấy rẻ không rõ nguồn gốc. Loại này thường có bụi và độ ẩm không đều, làm máy hỏng sớm và tốn thêm chi phí sửa chữa. Nhiều khi con số đó còn lớn hơn khoản bạn định tiết kiệm. Nếu cần thêm lựa chọn giấy cho từng nhu cầu, bạn có thể xem cách chọn giấy in photo theo định lượng và độ trắng.
Mua sắm vật tư in đúng cách để kiểm soát chi phí
Muốn kiểm soát chi phí, trước hết phải biết văn phòng đang dùng bao nhiêu. Hãy lập định mức giấy và mực theo số người và theo tháng, lấy số liệu từ báo cáo máy in làm căn cứ. Khi đã có định mức, việc đặt hàng sẽ bớt cảm tính.
Mua sỉ vật tư in nên làm khi nhu cầu đã ổn định, thường sau ba đến sáu tháng theo dõi. Khi thương lượng, hãy đưa khối lượng dự kiến và hỏi chiết khấu theo số lượng. Đừng quên theo dõi tồn kho, vì mua trùng hay để giấy hết hạn cũng là một dạng lãng phí.
Bảng tổng hợp biện pháp: mức tiết kiệm và chi phí triển khai
Dưới đây là tóm tắt các biện pháp đã nêu để bạn chọn cái nào làm trước. Mức tiết kiệm chỉ mang tính tương đối, tùy tình hình thực tế của từng văn phòng.
| Biện pháp | Mức tiết kiệm ước tính | Chi phí triển khai | Độ khó |
|---|---|---|---|
| In hai mặt làm mặc định | Khoảng 30–45% số tờ | Gần như không tốn | Dễ |
| Chế độ in nháp cho nội bộ | Giảm đáng kể lượng mực | Không tốn | Dễ |
| Hạn mức in theo phòng ban | Tùy mức độ tuân thủ | Thấp, cần cài đặt máy hoặc phần mềm | Trung bình |
| Chuyển tài liệu sang điện tử | Cao nếu quy trình ký nhiều | Cần thời gian thay đổi thói quen | Khó nhất |
Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, nên bắt đầu từ cài đặt mặc định vì gần như không tốn gì. Sau đó mới đến hạn mức, rồi chuyển dần sang điện tử khi mọi người đã quen.
Những câu hỏi thường gặp khi giảm lãng phí giấy in
In hai mặt có làm máy in nhanh hỏng hơn không?
Không hẳn. Máy có chức năng in hai mặt tự động được thiết kế để vận hành với cơ chế đảo giấy này. Điều quan trọng là dùng giấy đúng định lượng và giữ máy sạch. Nếu máy hay kẹt giấy khi in hai mặt, hãy kiểm tra độ ẩm của giấy trước.
Chế độ in nháp có ảnh hưởng đến tài liệu quan trọng không?
Chế độ nháp chỉ nên dùng cho bản thảo hoặc tài liệu nội bộ. Với hợp đồng, báo giá gửi khách hay tài liệu cần trình bày đẹp, bạn nên tắt chế độ này để chữ và hình ảnh rõ nét.
Nên bắt đầu tiết kiệm từ đâu nếu công ty chưa có quy định?
Bắt đầu bằng việc đặt mặc định cho máy in: hai mặt, đen trắng, chế độ nháp. Đây là bước không cần ai thay đổi thói quen. Khi đã có số liệu từ báo cáo máy, bạn mới đề xuất hạn mức và quy định rõ ràng. Nếu muốn kiểm soát vật tư đồng bộ hơn, hãy tham khảo thêm cách chọn dụng cụ văn phòng an toàn và hợp lý.
Giấy 70gsm có đủ dùng cho tài liệu in hai mặt không?
Với tài liệu thông thường, 70gsm vẫn đủ dùng và tiết kiệm. Nếu thường in hai mặt các tài liệu nhiều chữ, hình ảnh đậm, hãy cân nhắc 80gsm để tránh hiện mực sang mặt bên kia.
Giảm lãng phí giấy in không cần một chiến dịch lớn. Bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay bằng việc đổi cài đặt mặc định trên máy in, rồi dần xây dựng thói quen và quy định phù hợp với văn phòng. Làm từng bước nhỏ thường bền hơn là cố thay đổi tất cả cùng lúc.