Bạn đang đứng giữa kệ hàng, cầm trên tay hai chiếc máy in có giá gần bằng nhau và chưa biết nên chọn cái nào. Tình huống này chúng tôi gặp rất thường xuyên khi tư vấn cho các văn phòng nhỏ. Với phần lớn văn phòng dưới 10 người mà chủ yếu in chữ, máy laser đen trắng thường tiết kiệm hơn về lâu dài. Máy phun chỉ thật sự đáng tiền khi bạn in màu và ảnh đều đặn. Trong bài này, chúng tôi sẽ đi qua từng tiêu chí để bạn tự tin ra quyết định, không chỉ dựa vào giá máy lúc mua.
Máy in phun hay laser: trả lời nhanh cho văn phòng nhỏ
Phần này viết cho những ai chưa từng đụng tới máy in cũng có thể đọc và hiểu. Máy in phun đẩy mực lỏng qua những đầu phun nhỏ li ti lên mặt giấy. Cách làm này giống như chấm từng điểm bút nước để ghép thành hình. Máy laser thì khác: nó dùng bột mực (toner) kết hợp với nhiệt để gắn chữ lên giấy. Nguyên lý này gần giống chiếc máy photocopy mà văn phòng nào cũng đã quen dùng mỗi ngày.
Với những văn phòng chủ yếu in hợp đồng, báo giá hay biên bản bằng chữ đen, laser gần như luôn chiếm ưu thế. Chữ khô nhanh, không nhòe khi lật tài liệu, và một hộp mực có thể in được rất nhiều trang trước khi phải thay.
- Văn phòng dưới 10 người, in chữ đen là chính: nên ưu tiên laser đen trắng.
- Cần in ảnh, poster hay tài liệu màu với số lượng nhỏ nhưng đa dạng: máy phun phù hợp hơn.
- Quyết định nên dựa trên số trang in mỗi tháng và tỷ lệ in màu, đừng chỉ nhìn vào giá máy lúc mua.
Những sai lầm hay gặp khi mua máy in lần đầu
Lỗi phổ biến nhất mà chúng tôi thấy là chỉ so giá máy tại thời điểm mua. Một chiếc máy phun rẻ hơn 500 nghìn đồng có thể đắt gấp đôi sau năm đầu tiên, vì mực phun lỏng hao rất nhanh và tính theo ml thì không hề rẻ. Khi cộng thêm chi phí mực cho từng trang, chiếc máy rẻ lúc đầu đôi khi lại là chiếc tốn tiền nhất.
Lỗi thứ hai là mua máy màu cho nhu cầu chủ yếu là in văn bản đen trắng. Máy màu vẫn tiêu hao mực màu ngay cả với những trang chỉ có chữ đen, nên chi phí tăng mà lợi ích không tương xứng. Chúng tôi từng gặp một văn phòng kế toán nhỏ mua máy màu chỉ vì máy trông hiện đại, rồi than phiền sau vài tháng vì tiền mực cứ nhích lên đều đặn.
Lỗi thứ ba là bỏ qua tốc độ in và khối lượng trang tối đa mỗi tháng. Máy gia đình thường được thiết kế cho vài trăm trang một tháng. Đặt nó vào một văn phòng năm người in thường xuyên, chỉ vài tháng sau máy đã quá tải và hay kẹt giấy.
Các tiêu chí cần xét trước khi chọn máy in
Trước khi xem máy nào, hãy tự trả lời vài câu hỏi đơn giản. Văn phòng bạn in bao nhiêu trang mỗi tháng? Trong số đó có bao nhiêu trang màu? Tốc độ in cần nhanh đến đâu vào giờ cao điểm? Bạn cần khổ giấy nào, có cần in hai mặt tự động không? Máy có cần nối mạng để nhiều người cùng in, hay cần in trực tiếp từ điện thoại?
Khối lượng trang mỗi tháng là tiêu chí quan trọng nhất. Mỗi dòng máy đều có một khoảng khuyến nghị riêng. Nếu thường xuyên vượt quá con số đó, máy xuống cấp nhanh hơn và chi phí bảo trì sẽ tăng lên rõ rệt. Vì vậy, đừng chọn máy theo tiêu chí “đủ dùng hôm nay”, hãy chọn theo nhu cầu của hai ba năm tới.
So sánh máy in phun và máy in laser
Các con số dưới đây chỉ mang tính tham khảo cho thị trường Việt Nam. Giá và chi phí thay đổi theo thời điểm cũng như từng hãng, nên bạn nên kiểm tra lại trước khi quyết định.
Về giá máy ban đầu, máy phun thường nằm quanh mức 1,5 đến 5 triệu đồng, trong khi laser đen trắng khoảng 3 đến 7 triệu. Chi phí mực mỗi trang thì ngược lại: mực phun có thể dao động từ 300 đến 1.000 đồng tùy loại, còn chữ đen trên laser thường chỉ khoảng 100 đến 300 đồng. Tốc độ in của laser cũng nhanh hơn, phổ biến 20 đến 30 trang mỗi phút, trong khi máy phun thường chỉ đạt 10 đến 20. Về độ bền, laser chịu tải tốt khi in liên tục, còn máy phun dễ tắc đầu phun nếu để lâu không dùng. Ngược lại, máy phun cho ảnh màu mượt hơn, còn chữ trên laser sắc nét hơn.
Đọc những con số này cần nhớ một điều: laser đắt hơn khi mua nhưng rẻ hơn khi in chữ với khối lượng lớn. Máy phun thì rẻ lúc đầu nhưng dễ đội chi phí khi in nhiều, trừ khi bạn chỉ in màu với số lượng ít.
Chi phí theo trang: tính toán ví dụ thực tế
Lấy một văn phòng năm người làm ví dụ, mỗi tháng in khoảng 1.000 trang đen trắng. Nếu dùng máy phun với mực khoảng 500 đồng mỗi trang, chi phí mực là 500 nghìn đồng mỗi tháng. Nếu dùng laser với chi phí khoảng 200 đồng mỗi trang, tiền mực chỉ còn 200 nghìn.
Chênh lệch 300 nghìn đồng mỗi tháng nghe có vẻ nhỏ. Nhưng cộng cả năm thì con số lên tới khoảng 3,6 triệu đồng, đủ để bù phần giá máy cao hơn chỉ sau vài tháng sử dụng.
Trường hợp văn phòng thường in màu với số lượng nhỏ thì bài toán khác. Chẳng hạn in khoảng 100 trang có màu mỗi tháng, mực màu của máy phun có thể chỉ tốn vài trăm nghìn. Lúc này máy phun vẫn hợp lý, vì laser màu đắt hơn nhiều lần.
Bạn có thể tự tính bằng cách lấy giá một hộp mực chia cho số trang hộp đó in được. Thông tin này thường ghi trên bao bì hoặc trang thông số của hãng. Ra được chi phí mỗi trang, nhân với số trang mỗi tháng, bạn sẽ biết ngay chi phí cả năm.
Chất lượng bản in: chữ, ảnh và tài liệu màu
Chữ trên laser sắc nét và khô nhanh, rất hợp để in hợp đồng và báo cáo. Ảnh và đồ họa màu trên máy phun chuyển màu mượt hơn, đặc biệt khi in trên giấy ảnh chuyên dụng.
Máy phun khá kén giấy. Dùng loại giấy kém chất lượng có thể khiến mực nhòe hoặc loang. Nên chọn đúng định lượng khuyến nghị, và dùng giấy riêng cho máy phun khi in ảnh. Nếu bạn cần đặt thêm giấy đồng bộ cho máy, có thể tham khảo giấy in photo để chọn loại phù hợp cho văn phòng.
Mẹo dùng máy in tiết kiệm cho văn phòng nhỏ
Hãy đặt mặc định in hai mặt và chế độ in nháp để giảm số tờ giấy cũng như lượng mực tiêu hao. Nhiều người không để ý đến hai thiết lập này, nhưng chỉ cần chỉnh một lần là tiết kiệm đáng kể qua từng tháng.
Khi chọn máy, ưu tiên các model có chế độ tiết kiệm mực. Bảo trì định kỳ cũng quan trọng: với máy phun, nên in trang kiểm tra đầu phun thường xuyên để tránh tắc. Với máy laser, nên vệ sinh trống và trục sấy theo hướng dẫn của hãng. Đừng mua vật tư quá nhiều một lúc, vì mực để lâu cũng có thể khô hoặc hỏng.
Vật tư đi kèm máy in và cách quản lý
Giấy in cần đúng định lượng với máy, thường khoảng 70 đến 80 gsm cho văn phòng thông thường. Giấy quá mỏng dễ gây kẹt, còn giấy quá dày có thể làm hỏng trục sấy của máy laser.
Nên quản lý kho mực và giấy bằng một danh sách vật tư theo tháng, để tránh tình trạng hết đột ngột khi cần in gấp. Khi đặt mực và giấy cùng một lượt, bạn cũng có thể xem thêm nhóm dụng cụ văn phòng để đồng bộ danh mục vật tư, tránh mua lẻ tẻ rồi thiếu thứ này thứ kia.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng nhỏ nên mua máy in phun hay laser?
Nếu bạn in chữ là chính, hãy chọn laser đen trắng. Nếu cần in màu và ảnh thường xuyên thì máy phun sẽ hợp hơn. Đừng quyết định chỉ vì giá máy.
Máy in laser có đắt hơn về lâu dài không?
Thường thì không. Laser đắt hơn lúc mua nhưng chi phí mỗi trang thấp hơn, nên với khối lượng in lớn, tổng chi phí cả năm thường rẻ hơn máy phun.
Có cần máy in màu cho văn phòng dưới 10 người không?
Không nhất thiết. Nếu chỉ in màu vài lần một tháng, bạn có thể in nhờ bên ngoài hoặc dùng máy phun đơn giản. Mua máy màu chỉ thật sự đáng khi in màu thường xuyên.
Nên chọn máy in mạng hay máy in USB?
Máy in mạng phù hợp khi nhiều người cùng dùng, vì ai cũng có thể in từ máy của mình mà không cần cắm dây. Máy USB rẻ hơn và đủ dùng khi chỉ một hai người sử dụng.