Khi tìm văn phòng phẩm giá rẻ, nhiều người chọn ngay nơi có con số thấp nhất trên báo giá. Nhưng con số đó mới chỉ là một phần. Cùng một cây bút, hai báo giá có thể chênh nhau khá xa chỉ vì một bên tính theo cái, bên kia tính theo hộp 12 cây. Đội ngũ bên mình gặp tình huống này khá thường xuyên khi hỗ trợ các văn phòng và trường học tìm nguồn hàng, nên bài viết này đi thẳng vào những chỗ dễ bị tính đắt nhất.
Hãy hình dung một bạn hành chính nhận hai báo giá bút bi. Bên thứ nhất ghi 3.000 đồng một cây. Bên thứ hai ghi 33.000 đồng một hộp. Nhìn qua, bên đầu tiên có vẻ rẻ hơn. Nhưng hộp của bên thứ hai có 12 cây, tức khoảng 2.750 đồng một cây. Bên đầu tiên lại còn thu thêm phí giao nhỏ lẻ. Giá rẻ không tự nhiên mà có. Nó chỉ hiện ra rõ ràng khi bạn đặt hai con số lên cùng một đơn vị.
Những yếu tố thực sự quyết định giá văn phòng phẩm
Giá một món văn phòng phẩm không chỉ phụ thuộc vào thương hiệu. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, có năm yếu tố chi phối mặt bằng giá, và người mua nên nắm rõ trước khi bắt đầu so sánh.
- Thương hiệu và xuất xứ: hàng nội địa, hàng nhập và hàng không rõ nguồn gốc thường có mặt bằng giá khác nhau khá xa.
- Quy cách đóng gói: hộp, lốc, thùng, mỗi kiểu lại có đơn vị tính riêng.
- Chất liệu và độ bền: định lượng giấy, loại mực, ruột bút, lõi kim loại đều tác động đến cả giá lẫn tuổi thọ.
- Số lượng đặt mua và chính sách bán sỉ.
- Phí vận chuyển, phí giao nhỏ lẻ và thời gian giao hàng.
Trong số đó, quy cách đóng gói là chỗ người mua hay bỏ sót nhất. Một ram giấy 500 tờ và một gói 100 tờ không thể đặt cạnh nhau khi chưa quy đổi về cùng số tờ. Chỉ cần bỏ qua bước này, bạn có thể chọn nhầm nguồn rẻ hơn ngay trên giấy.
Quy đổi về cùng đơn vị để không bị đánh lừa
Trước khi so bất kỳ hai báo giá nào, bạn nên ghi lại giá theo ba cách: giá một cái, giá một hộp và giá một ram hoặc một gói. Thói quen này nghe đơn giản, nhưng nó loại bỏ phần lớn sai lầm khi so sánh.
Chẳng hạn, khi cân nhắc các loại bút, bạn có thể tham khảo thêm chọn bút viết cho văn phòng: bút bi, gel hay bút dạ để biết loại nào đáng đầu tư, loại nào nên mua giá rẻ. Sau khi quy đổi, bạn sẽ thường thấy hộp 12 cây đôi khi rẻ hơn mua lẻ, còn những món dùng ít thì mua lẻ lại hợp lý hơn.
Quy trình tự kiểm tra giá trước khi chốt đơn
Đây là bước chúng tôi khuyên áp dụng mỗi lần mua một lượng lớn. Quy trình không phức tạp, chỉ cần làm đều đặn.
Đầu tiên, lấy ít nhất ba báo giá cho cùng một quy cách và cùng thương hiệu. Nếu chỉ có một báo giá, bạn không có gì để đối chiếu, và rất dễ chấp nhận một mức giá không hợp lý. Tiếp theo, tính tổng chi phí thực tế, bao gồm vận chuyển, thuế và thời gian chờ hàng. Một đơn rẻ nhưng phải đợi hai tuần chưa chắc đã tiết kiệm, nhất là khi văn phòng đang thiếu đồ dùng gấp.
Sau đó, đối chiếu với bảng giá công khai của nhà sản xuất hoặc nhà phân phối chính hãng, nếu có. Cuối cùng, hãy cảnh giác với mức giá thấp bất thường so với mặt bằng chung. Hàng quá rẻ thường đi kèm chất lượng kém hoặc đã gần hết hạn sử dụng. Với văn phòng phẩm, tiết kiệm vài nghìn đồng mà phải bỏ đi mực khô, giấy ẩm hay kẹt máy in thì không đáng chút nào.
Mua lẻ hay mua sỉ: chọn theo nhu cầu thực tế
Không có công thức chung cho mọi văn phòng. Mua lẻ phù hợp khi nhu cầu thất thường, hoặc khi bạn chưa biết mỗi tháng đơn vị tiêu hao bao nhiêu. Mua sỉ hợp lý hơn khi đã có danh sách món dùng đều đặn, chẳng hạn giấy in, băng keo và bút bi.
Nếu chọn mua sỉ, hãy để ý hạn sử dụng và chỗ lưu trữ. Mực và keo dán thường có hạn dùng nhất định, còn giấy rất dễ ẩm mốc nếu để nơi không khô ráo. Mua nhiều mà để hỏng thì coi như đã mua đắt hơn cả giá lẻ.
Mẹo tiết kiệm nhưng vẫn giữ được chất lượng công việc
Tiết kiệm không có nghĩa là cắt bỏ mọi thứ. Có vài cách giảm chi phí gần như không ảnh hưởng đến công việc hằng ngày. Ví dụ, bút bi có ruột thay thế thì chỉ nên thay ruột khi hết mực, không cần bỏ cả cây. Còn bìa hộp dùng để phân loại tạm thời có thể thay cho bìa còng ở những nơi không cần lưu trữ lâu dài.
Ngoài ra, nên gom đơn theo chu kỳ thay vì mua khi hết đồ đột xuất. Mua đột xuất thường buộc bạn chọn nơi gần nhất, giá cao hơn và không có thời gian so sánh. Hãy ghi lại mức tiêu hao từng quý, bạn sẽ biết nên đặt bao nhiêu cho lần sau mà không mua thừa hay thiếu.
Những sai lầm hay gặp khi tìm văn phòng phẩm giá rẻ
Sai lầm đầu tiên là chỉ nhìn giá một món mà bỏ qua chi phí giao và đơn vị tính. Sai lầm thứ hai là mua quá nhiều món ít dùng, để tồn kho rồi hết hạn trước khi kịp xài. Sai lầm thứ ba là chọn nguồn không rõ địa chỉ, không có hóa đơn, khó đổi trả khi hàng lỗi.
Ba lỗi này khiến người mua tưởng mình tiết kiệm được, nhưng thực tế lại mất nhiều hơn số tiền chênh lệch ban đầu. Vì vậy, đừng vội chốt đơn chỉ vì một con số hấp dẫn.
Ước tính chi phí văn phòng phẩm hằng tháng cho nhóm nhỏ
Với nhóm vài người, bạn nên chia văn phòng phẩm thành các nhóm thiết yếu gồm giấy, bút, kẹp và băng keo, mực máy in. Với mỗi nhóm, hãy ước tính mức dùng trung bình của một người rồi nhân với số người trong nhóm. Cách này cho ra con số ngân sách khá sát với thực tế.
Sau đó, đặt một ngưỡng ngân sách và theo dõi chênh lệch từng tháng. Nếu có tháng vượt, hãy xem đó là chi tiêu đột xuất hay thói quen dùng quá tay. Việc theo dõi này nghe có vẻ nhỏ, nhưng cuối năm thường cho thấy khác biệt khá rõ.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết một nhà cung cấp văn phòng phẩm có đáng tin không?
Bạn nên xem họ có hóa đơn rõ ràng, có địa chỉ và số liên hệ cụ thể, và có chính sách đổi trả bằng văn bản. Thử đặt một đơn nhỏ trước khi mua số lượng lớn cũng là cách an toàn để kiểm chứng chất lượng và thời gian giao.
Mua văn phòng phẩm online hay tại cửa hàng thì rẻ hơn?
Không có câu trả lời chung. Mua online thường có giá tốt hơn cho đơn sỉ, nhưng phí giao có thể bù lại phần chênh lệch. Cửa hàng gần thì tiện khi cần gấp. Hãy tính tổng chi phí cho cả hai hình thức rồi mới quyết định.
Có nên mua hàng không thương hiệu để tiết kiệm không?
Với món dùng một lần hoặc không quan trọng về độ bền, như giấy nháp, hàng không thương hiệu vẫn dùng được. Với bút ký, mực máy in hay bìa hồ sơ cần lưu lâu, nên ưu tiên hàng có chất lượng đã được kiểm chứng.
Khi nào nên đổi nhà cung cấp để giảm chi phí?
Khi giá tăng bất thường qua nhiều đợt, hoặc hàng thường xuyên lỗi, giao chậm, sai quy cách, bạn nên cân nhắc đổi. Trước khi quyết định, hãy so lại ba báo giá như đã nói ở trên. Bạn cũng có thể tham khảo thêm monamail.vn khi cần tìm đối tác cung cấp phù hợp với quy mô văn phòng của mình.