Nhiều người nghĩ chỉ cần thuê một mặt bằng rồi xếp hàng lên kệ là đủ để kinh doanh. Thực tế, trong quá trình làm việc với nhiều đơn vị mua sắm, chúng tôi đã gặp không ít cửa hàng đóng cửa chỉ sau khoảng sáu tháng. Nguyên nhân thường quy về hai chuyện. Một là chọn sai nhóm khách. Hai là ôm quá nhiều hàng tồn. Vì vậy, nếu bạn đang muốn tìm hiểu cách mở văn phòng phẩm, hãy đi theo đúng trình tự. Xác định khách trước, tính vốn, chọn mặt bằng, chọn nguồn hàng, rồi mới đăng ký kinh doanh.
Bước 1: Xác định khách hàng trước khi làm bất cứ việc gì
Văn phòng phẩm không phải là một mặt hàng đồng nhất. Học sinh cần bút, vở và thước kẻ. Nhân viên văn phòng lại tìm đến giấy in, mực và bìa hồ sơ. Hai nhóm này mua theo nhịp rất khác nhau. Bạn chọn nhóm nào thì gần như đã quyết định danh mục hàng và cách bày biện trong tiệm.
Chúng tôi từng gặp một chủ tiệm nhỏ đặt ngay cạnh cổng trường. Ông nhập một lượng lớn giấy A4 và bìa còng, vì nghĩ khách văn phòng sẽ ghé mua. Khách văn phòng không ghé. Học sinh thì chẳng ai cần loại giấy đó. Hàng nằm trong kho hơn bốn tháng. Bài học khá đơn giản. Hãy quan sát mỗi ngày có những ai đi qua trước cửa, rồi làm hàng cho đúng những người ấy.
Tính vốn ban đầu, đừng chỉ nhìn tiền thuê nhà
Nhiều người chỉ tính tiền cọc và tiền thuê tháng đầu, rồi hết vốn trước khi kịp có khách quen. Một khoản vốn an toàn thường gồm ba phần: tiền mặt bằng, kệ tủ trưng bày và hàng tồn ban đầu. Ngoài ra, nên để dành dự phòng ít nhất ba tháng chi phí vận hành. Doanh thu của cửa hàng mới thường chưa đủ bù chi phí trong những tháng đầu.
Bạn nên liệt kê từng khoản ra giấy để dễ hình dung. Hàng tồn ban đầu cần nhập theo nhu cầu thực tế của khu vực, đừng nhập nhiều mặt hàng ít bán. Kệ tủ nên chọn loại tháo lắp được để sau này dễ đổi chỗ. Phần dự phòng vận hành chính là thứ giúp bạn không cạn vốn quá sớm.
Con số cụ thể phải đến từ khảo sát tại khu vực bạn định mở. Không có bảng chi phí nào dùng chung cho mọi nơi.
Mặt bằng: mặt tiền dễ nhìn quan trọng hơn diện tích
Mặt bằng đẹp không đồng nghĩa với mặt bằng rộng. Với cửa hàng văn phòng phẩm, vị trí gần trường học hoặc khu văn phòng có mặt tiền dễ nhìn và chỗ đậu xe thuận tiện thường đáng giá hơn một căn sâu trong hẻm. Khách hay mua theo thói quen ghé ngang. Họ hiếm khi có thời gian đi tìm.
Lỗi chúng tôi thấy nhiều nhất là thuê mặt bằng rẻ nằm sâu trong hẻm rồi ngồi chờ khách tự tìm đến. Khoản tiết kiệm tiền thuê đôi khi lại khiến bạn mất nhiều hơn, khi doanh thu chậm đến mức không đủ trang trải chi phí.
Nguồn hàng và cách thương lượng giá sỉ
Bạn nên so sánh ít nhất hai đến ba nhà cung cấp về giá, chính sách đổi trả và thời gian giao hàng. Giá rẻ nhất chưa chắc đã là lựa chọn tốt nhất. Nếu hàng lỗi không được đổi, hoặc giao chậm khiến bạn hụt hàng bán chạy, khoản tiết kiệm ban đầu sẽ nhanh chóng biến mất.
Khi hỏi giá sỉ, đừng ngại yêu cầu bảng giá theo từng mức số lượng, vì nhà cung cấp thường có nhiều bậc giá khác nhau. Đồng thời, hãy thống nhất trước cách xử lý khi hàng lỗi. Nếu muốn hiểu sâu hơn về cách mua sỉ, bạn có thể đọc bài Mua sỉ văn phòng phẩm: khi nào nên mua và cách thương lượng giá.
Với các mặt hàng dễ hỏng hoặc dễ tồn như bút dạ và bút lông bảng, nên nhập theo từng đợt nhỏ thay vì một lần lớn.
Đăng ký kinh doanh: làm đúng ngay từ đầu
Tùy quy mô, bạn có thể đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp. Khi chuẩn bị hồ sơ, hãy kiểm tra xem ngành nghề đã ghi bán lẻ văn phòng phẩm hay chưa. Nếu thiếu, việc bổ sung về sau thường tốn thời gian và giấy tờ hơn bạn nghĩ.
Chính sách thuế có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Trước khi khai trương, hãy trực tiếp hỏi cơ quan thuế địa phương để có thông tin mới nhất, đúng với hoàn cảnh của mình.
Quản lý tồn kho bằng sổ sách đơn giản nhưng đều đặn
Mỗi ngày, hãy ghi lại nhập, xuất và tồn, rồi đối chiếu lại vào cuối tuần. Việc này nghe nhàm chán, nhưng là cách nhanh nhất để nhận ra mặt hàng nào đang chôn vốn.
Một cửa hàng nhỏ không cần ôm cả nghìn mã. Thường chỉ vài trăm mã bán chạy nhất đã chiếm phần lớn doanh thu, nên tập trung quản lý nhóm này sẽ dễ hơn rất nhiều. Để dòng tiền ổn định, bạn cũng nên tham khảo thêm bài Quản lý quỹ tiền mặt và bán két sắt cho văn phòng.
Những sai lầm thường gặp khi mới mở tiệm
Sai lầm đầu tiên là nhập quá nhiều hàng ít bán, khiến vốn kẹt trên kệ. Sai lầm thứ hai là không có chính sách giá rõ ràng cho khách mua số lượng lớn. Khi đó khách văn phòng rất dễ đi mua ở chỗ khác. Cách xử lý khá đơn giản: mỗi tháng rà lại doanh số, cắt bớt mã ít bán và thử một chương trình giá riêng cho khách mua sỉ.
Giữ chân khách hàng bằng những việc nhỏ đều đặn
Khách văn phòng thường mua theo định kỳ. Nhận đặt hàng qua Zalo và lưu lại danh sách khách quen sẽ rất có ích. Một bảng giá các nhóm hàng phổ biến dán ngay tại quầy giúp khách đỡ phải hỏi lại mỗi lần. Một ưu đãi nhỏ như giảm giá theo hóa đơn cuối tháng cũng đủ khiến khách quay lại đều hơn.
Câu hỏi thường gặp
Mở cửa hàng văn phòng phẩm cần bao nhiêu vốn?
Không có con số chung cho mọi nơi. Số vốn phụ thuộc vào diện tích, giá thuê mặt bằng và lượng hàng bạn dự định nhập. Điều quan trọng là luôn giữ khoản dự phòng ít nhất ba tháng chi phí vận hành.
Nên mở gần trường học hay khu văn phòng?
Điều này tùy vào nhóm khách bạn chọn. Gần trường thì nên ưu tiên bút, vở và đồ dùng học sinh. Gần khu văn phòng thì tập trung vào giấy in, mực và bìa hồ sơ. Khi mới bắt đầu, đừng cố làm cả hai nhóm cùng lúc.
Có cần giấy phép đặc biệt để bán văn phòng phẩm không?
Thông thường bạn chỉ cần đăng ký kinh doanh đúng ngành. Giấy phép đặc biệt hiếm khi bắt buộc với văn phòng phẩm thông thường, nhưng nên kiểm tra với cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương để chắc chắn.
Làm sao biết mặt hàng nào nên nhập thêm?
Hãy nhìn vào sổ nhập xuất tồn. Mặt hàng bán đều và hết nhanh thì nên nhập thêm. Mặt hàng tồn lâu hơn vài tháng thì nên giảm số lượng nhập ở lần sau.